เอกสารการค้าครบวงจร ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ต่างกันยังไง
เจ้าของธุรกิจ SME หลายคนสับสนว่าเอกสารการค้าที่ออกกันในแต่ละดีลนั้นต่างกันยังไง ใบไหนใช้ตอนเสนอราคา ใบไหนใช้ตอนส่งของ ใบไหนใช้ทวงเงิน และใบไหนถือเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว การเข้าใจลำดับเอกสารในหนึ่งรอบการขายช่วยให้ระบบเก็บเงินเป็นระเบียบ ตรวจสอบย้อนหลังได้ และลดข้อผิดพลาดตอนบันทึกบัญชีกับยื่นภาษี บทความนี้สรุปเอกสารการค้าหลักและจุดที่ SME มักเข้าใจสลับกัน
เอกสารการค้าหลักในหนึ่งรอบการขาย
ในหนึ่งรอบการซื้อขายทั่วไป เอกสารจะทยอยออกตามจังหวะของงาน ตั้งแต่ก่อนตกลงราคาจนถึงตอนได้รับเงิน เอกสารแต่ละใบมีหน้าที่ต่างกันชัดเจน
- ใบเสนอราคา (Quotation) ผู้ขายออกให้ลูกค้าก่อนตกลงซื้อ เพื่อเสนอรายการสินค้า/บริการ ราคา เงื่อนไข และระยะเวลายืนราคา ยังไม่ก่อภาระผูกพันทางบัญชีจนกว่าจะมีการตกลงสั่งซื้อจริง
- ใบสั่งซื้อ (Purchase Order / PO) ฝั่งผู้ซื้อออกให้ผู้ขายเพื่อยืนยันว่าจะซื้อตามที่เสนอราคา ระบุจำนวน ราคา และเงื่อนไขส่งมอบ ใช้เป็นหลักฐานการตกลงและช่วยให้ทั้งสองฝ่ายอ้างอิงตรงกัน
- ใบส่งของ/ใบส่งมอบงาน (Delivery Note) ออกตอนส่งสินค้าหรือส่งมอบงาน เพื่อให้ผู้รับเซ็นยืนยันว่าได้รับของครบตามรายการ ใช้เป็นหลักฐานการส่งมอบ แต่ไม่ใช่เอกสารเรียกเก็บเงินโดยตรง
- ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เอกสารเรียกเก็บเงินที่ระบุยอดที่ลูกค้าต้องชำระตามที่ส่งมอบจริง เป็นตัวตั้งต้นของลูกหนี้การค้าในบัญชีของผู้ขาย
- ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้เพื่อวางบิล (Billing Note) ใช้สรุปยอดที่ค้างชำระเพื่อไปวางบิลกับลูกค้าตามรอบที่นัดไว้ มักรวมหลายใบแจ้งหนี้ในรอบเดียวกัน เป็นเรื่องของกระบวนการเก็บเงิน ไม่ได้เปลี่ยนภาระภาษีในตัวเอง
- ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ออกเมื่อได้รับชำระเงินแล้ว เป็นหลักฐานว่าลูกค้าจ่ายเงินและปิดยอดลูกหนี้รายนั้น
- ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เฉพาะผู้ประกอบการที่จด VAT ต้องออกเมื่อถึงจุดความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เพื่อเรียกเก็บ VAT และให้ผู้ซื้อใช้เป็นภาษีซื้อ ในทางปฏิบัติมักออกรวมกับใบเสร็จหรือใบส่งของเป็นเอกสารชุดเดียว
ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล และใบเสร็จ ต่างกันตรงไหน
สามใบนี้คือจุดที่ SME สับสนบ่อยที่สุด เพราะเกี่ยวกับ "เงิน" เหมือนกัน แต่คนละจังหวะของการเก็บเงิน
- ใบแจ้งหนี้ = ยังไม่ได้เงิน เป็นการบอกว่าลูกค้าติดค้างเท่าไร ตั้งเป็นลูกหนี้การค้า
- ใบวางบิล = ขั้นตอนไปเก็บเงิน นำยอดค้างไปวางกับลูกค้าตามรอบวางบิล เพื่อให้ลูกค้าตั้งเบิกและออกเช็ค/โอนตามกำหนด
- ใบเสร็จรับเงิน = ได้เงินแล้ว ออกเมื่อรับชำระจริง เพื่อปิดยอดลูกหนี้ ถ้าจด VAT ส่วนใหญ่จะออกใบกำกับภาษีควบคู่ไปด้วย
- อย่าออกใบเสร็จก่อนได้รับเงิน เพราะใบเสร็จคือหลักฐานการรับเงิน หากออกก่อนอาจทำให้ยอดในบัญชีและภาษีคลาดเคลื่อน
- เสนอราคา — ออกใบเสนอราคาให้ลูกค้าพิจารณา ระบุรายการ ราคา และระยะเวลายืนราคาให้ชัด
- รับคำสั่งซื้อ — ลูกค้าตกลงและออกใบสั่งซื้อ (PO) หรือยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร เก็บไว้อ้างอิงคู่กับใบเสนอราคา
- ส่งมอบสินค้า/งาน — ส่งของพร้อมใบส่งของให้ผู้รับเซ็นยืนยันว่าได้รับครบตามรายการ
- ออกใบแจ้งหนี้ — เรียกเก็บเงินตามที่ส่งมอบจริง ตั้งเป็นลูกหนี้การค้าในบัญชี
- วางบิลตามรอบ — นำยอดค้างไปวางบิลกับลูกค้าตามกำหนด เพื่อให้ตั้งเบิกและชำระเงิน
- รับเงินและออกใบเสร็จ — เมื่อได้รับชำระ ออกใบเสร็จรับเงินเพื่อปิดยอดลูกหนี้ กรณีให้บริการที่จด VAT ออกใบกำกับภาษีพร้อมใบเสร็จได้ในขั้นนี้ (มาตรา 78/1) แต่กรณีขายสินค้าต้องออกใบกำกับภาษีตั้งแต่ตอนส่งมอบสินค้าแล้ว (มาตรา 78 ประกอบมาตรา 86)
การวางระบบเอกสารการค้าให้ครบและเรียงลำดับถูกต้อง ช่วยให้เก็บเงินได้ตรงเวลา กระทบยอดลูกหนี้ง่าย และมีหลักฐานพร้อมเมื่อสรรพากรขอตรวจ ถ้าไม่แน่ใจว่าธุรกิจควรออกเอกสารใบไหนบ้าง หรือจะจัดชุดใบกำกับภาษีให้ถูกต้องตามที่จด VAT ยังไง ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยวางระบบเอกสารรับ–จ่าย ออกแบบแบบฟอร์ม และเชื่อมกับการบันทึกบัญชีให้เจ้าของตรวจสอบได้เอง
บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปเพื่อความเข้าใจภาพรวมของเอกสารการค้า (อัปเดต พ.ศ. 2569) รายละเอียดและข้อกำหนดเรื่องใบกำกับภาษีอาจต่างกันตามลักษณะธุรกิจและสถานะการจด VAT โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตก่อนนำไปใช้จริง
มีคำถามเกี่ยวกับบัญชีหรือภาษี? ปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตได้ฟรี
ปรึกษาฟรี