เงินประกันการทำงาน เรียกจากแคชเชียร์ คนขับรถ รปภ. ได้ไหม เพดาน 60 เท่า คืนใน 7 วัน

ร้านค้าปลีก ร้านอาหาร ปั๊มน้ำมัน บริษัทขนส่ง หรือกิจการที่มีพนักงานถือเงินสดและทรัพย์สินของบริษัททุกวัน มักอยากเรียก "เงินประกันการทำงาน" จากพนักงานไว้ก่อนเริ่มงาน เผื่อเงินในลิ้นชักขาด สินค้าหาย หรือรถเสียหาย แต่หลายกิจการเรียกเก็บกันแบบปากเปล่า หักจากเงินเดือนเดือนแรกทั้งก้อน เก็บเงินไว้ในบัญชีบริษัท แล้วพอพนักงานลาออกก็ถ่วงไว้หลายเดือน ซึ่งทุกข้อผิดกฎหมายคุ้มครองแรงงานและมีโทษอาญา บทความนี้สรุปว่าตำแหน่งไหนเรียกหลักประกันได้ เรียกได้เท่าไหร่ ต้องเก็บเงินไว้แบบไหน และต้องคืนเมื่อไหร่ ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 9 มาตรา 10 มาตรา 76 และมาตรา 144 และประกาศกระทรวงแรงงาน เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการเรียกหรือรับหลักประกันการทำงานหรือหลักประกันความเสียหายในการทำงานจากลูกจ้าง พ.ศ. 2551 พร้อมมุมบัญชีและภาษีที่เจ้าของกิจการต้องรู้

ตำแหน่งไหนเรียกหลักประกันได้ และตำแหน่งไหนห้ามเด็ดขาด

หลักใหญ่ตามมาตรา 10 คือห้ามนายจ้างเรียกหรือรับหลักประกันการทำงานหรือหลักประกันความเสียหายในการทำงานจากลูกจ้าง ไม่ว่าจะเป็นเงินสด ทรัพย์สิน หรือการค้ำประกันด้วยบุคคล ข้อยกเว้นมีเพียงกรณีที่ลักษณะหรือสภาพของงานทำให้ลูกจ้างต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับเงินหรือทรัพย์สินของนายจ้าง ซึ่งประกาศกระทรวงแรงงาน พ.ศ. 2551 ข้อ 4 กำหนดไว้ 7 ลักษณะงาน

• งานสมุห์บัญชี ผู้ที่ดูแลเงินและบัญชีของกิจการโดยตรง
• งานพนักงานเก็บหรือจ่ายเงิน เช่น แคชเชียร์ พนักงานการเงิน พนักงานเก็บเงินตามบ้าน
• งานควบคุมหรือรับผิดชอบเกี่ยวกับวัตถุมีค่า ได้แก่ เพชร พลอย เงิน ทองคำ ทองคำขาว และไข่มุก
• งานเฝ้าหรือดูแลสถานที่หรือทรัพย์สินของนายจ้าง หรือที่อยู่ในความรับผิดชอบของนายจ้าง เช่น พนักงานรักษาความปลอดภัย ผู้ดูแลคลังสินค้า
• งานติดตามหรือเร่งรัดหนี้สิน
• งานควบคุมหรือรับผิดชอบยานพาหนะ เช่น พนักงานขับรถส่งของ พนักงานขับรถตู้
• งานที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการคลังสินค้า ซื้อขาย แลกเปลี่ยน ให้เช่า ให้กู้ยืม รับฝากทรัพย์ ประกันภัย โอนหรือจัดส่งเงิน หรือการธนาคาร เฉพาะลูกจ้างที่เป็นผู้ควบคุมเงินหรือทรัพย์สินเพื่อการนั้นจริง

คำสำคัญคือ "ลูกจ้างต้องเป็นผู้ควบคุมเงินหรือทรัพย์สินนั้นจริง" พนักงานขายที่ไม่ได้ถือเงิน พนักงานธุรการ ช่าง พนักงานฝ่ายผลิต โปรแกรมเมอร์ หรือพนักงานทั่วไป จึงเรียกหลักประกันไม่ได้แม้จะเขียนไว้ในสัญญาจ้างและพนักงานยินยอมก็ตาม การเรียกหรือรับหลักประกันโดยฝ่าฝืนมาตรา 10 มีโทษตามมาตรา 144 คือจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 100,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ และสัญญาประกันในส่วนที่เกินกฎหมายใช้บังคับไม่ได้

เรียกได้เท่าไหร่ และต้องเก็บหลักประกันไว้แบบไหน

แม้ตำแหน่งจะเข้าข้อยกเว้น กฎหมายก็ไม่ได้ให้นายจ้างกำหนดวงเงินตามใจ ประกาศกระทรวงแรงงาน พ.ศ. 2551 แยกหลักประกันเป็น 3 รูปแบบ และกำหนดเพดานเดียวกันทุกรูปแบบ

• เงินสด เรียกได้ไม่เกิน 60 เท่าของอัตราค่าจ้างรายวันโดยเฉลี่ยที่ลูกจ้างได้รับ (ประมาณ 2 เดือนของค่าจ้าง) และนายจ้างต้องนำเงินนั้นฝากไว้กับธนาคารพาณิชย์หรือสถาบันการเงิน โดยจัดให้มีบัญชีเงินฝากของลูกจ้างแต่ละคน แจ้งชื่อธนาคาร ชื่อบัญชี และเลขที่บัญชีให้ลูกจ้างทราบภายใน 7 วันนับแต่วันที่รับเงินประกัน ดอกผลของเงินนั้นเป็นของลูกจ้าง และห้ามนำเงินไปใช้ในกิจการ ศาลฎีกาเคยตัดสิน (คำพิพากษาศาลฎีกาที่ 8000/2549) ว่าการนำเงินประกันของลูกจ้างทุกคนไปรวมไว้ในกองทุนเดียวโดยไม่แยกบัญชี แล้วจ่ายผลตอบแทนเป็นสิ่งของแทนดอกเบี้ย ไม่เป็นไปตามกฎหมาย
• ทรัพย์สิน ใช้ได้เฉพาะสมุดเงินฝากประจำธนาคาร หรือหนังสือค้ำประกันของธนาคาร มูลค่าไม่เกินเพดานเดียวกัน นายจ้างไม่มีสิทธิเปลี่ยนกรรมสิทธิ์ในสมุดเงินฝากให้เป็นของนายจ้างหรือบุคคลอื่น
• บุคคลค้ำประกัน ให้ผู้ค้ำรับผิดได้ไม่เกิน 60 เท่าของค่าจ้างรายวันเฉลี่ยของลูกจ้างเช่นกัน สัญญาค้ำประกันที่เขียนว่ารับผิด "ไม่จำกัดวงเงิน" จึงใช้บังคับได้เพียงเท่าที่กฎหมายกำหนด และถ้าใช้หลักประกันหลายรูปแบบพร้อมกัน มูลค่ารวมต้องไม่เกินเพดาน
• หักจากค่าจ้างได้ไหม มาตรา 76 (4) ยอมให้หักค่าจ้างเพื่อเป็นเงินประกันตามมาตรา 10 ได้เมื่อได้รับความยินยอมจากลูกจ้าง โดยแต่ละกรณีหักได้ไม่เกินร้อยละ 10 และเมื่อรวมกับการหักอื่นตาม (2) ถึง (5) ต้องไม่เกินหนึ่งในห้าของเงินที่ลูกจ้างมีสิทธิได้รับในงวดนั้น เว้นแต่ลูกจ้างยินยอม และมาตรา 77 กำหนดให้ความยินยอมนั้นทำเป็นหนังสือและให้ลูกจ้างลงลายมือชื่อไว้ชัดเจนเป็นการเฉพาะ การหักเงินเดือนเดือนแรกทั้งก้อนโดยไม่มีหนังสือยินยอมจึงทำไม่ได้

ตัวอย่าง: แคชเชียร์เงินเดือน 15,000 บาท ค่าจ้างรายวันเฉลี่ยประมาณ 500 บาท เพดานหลักประกันจึงอยู่ที่ 30,000 บาท ถ้าตกลงกันว่าหักจากเงินเดือน 10% ต่อเดือน จะหักเดือนละ 1,500 บาท ใช้เวลา 20 เดือนจึงครบ เงินที่หักแต่ละเดือนต้องนำฝากเข้าบัญชีเงินฝากที่จัดไว้สำหรับพนักงานคนนั้น ไม่ใช่ค้างอยู่ในบัญชีบริษัท

ลาออกหรือเลิกจ้างแล้วต้องคืนภายใน 7 วัน หักค่าเสียหายได้แค่ไหน

จุดที่ SME ถูกร้องเรียนบ่อยที่สุดไม่ใช่ตอนเรียกเงิน แต่เป็นตอนคืน หลายกิจการเขียนข้อบังคับว่าจะคืนเงินประกันหลังพ้นสภาพ 3 เดือนเพื่อรอตรวจสอบความเสียหาย หรือริบทั้งก้อนเมื่อพนักงานลาออกโดยไม่บอกล่วงหน้า ซึ่งขัดกับกฎหมายทั้งคู่

• คืนภายใน 7 วัน มาตรา 10 วรรคสอง กำหนดให้นายจ้างคืนหลักประกันพร้อมดอกเบี้ย ถ้ามี ภายใน 7 วันนับแต่วันที่เลิกจ้าง วันที่ลูกจ้างลาออก หรือวันที่สัญญาประกันสิ้นอายุ แล้วแต่กรณี ศาลฎีกาเคยตัดสิน (คำพิพากษาศาลฎีกาที่ 5331/2550) ว่าข้อบังคับของนายจ้างที่ให้คืนหลังพ้นสภาพ 4 หรือ 6 เดือนใช้บังคับไม่ได้ ต้องคืนภายใน 7 วันตามกฎหมาย
• คืนช้าเสียดอกเบี้ย 15% ต่อปี มาตรา 9 กำหนดว่าถ้านายจ้างไม่คืนเงินประกันตามมาตรา 10 วรรคสอง ต้องเสียดอกเบี้ยให้ลูกจ้างระหว่างผิดนัดร้อยละ 15 ต่อปี และถ้าจงใจไม่คืนโดยปราศจากเหตุผลอันสมควร เมื่อพ้น 7 วันแล้วต้องเสียเงินเพิ่มอีกร้อยละ 15 ของเงินที่ค้างทุกระยะ 7 วัน
• หักค่าเสียหายได้เฉพาะที่พิสูจน์ได้ หลักประกันมีไว้ชดใช้ความเสียหายที่ลูกจ้างต้องรับผิดจริง เช่น เงินในลิ้นชักขาดที่ตรวจนับได้ รถเสียหายจากความประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรง โดยต้องมีหลักฐานการตรวจนับ ใบเสนอราคาซ่อม หรือรายงานเหตุการณ์ ส่วนที่เหลือต้องคืน การลาออกโดยไม่บอกกล่าวล่วงหน้าไม่ได้ทำให้นายจ้างริบเงินประกันได้โดยอัตโนมัติ นายจ้างต้องพิสูจน์ความเสียหายที่เกิดขึ้นจริงเช่นกัน
• เติมหลักประกันได้เมื่อถูกใช้ไป ถ้าหักเงินประกันไปชดใช้ความเสียหายระหว่างยังจ้างกันอยู่ นายจ้างเรียกให้ลูกจ้างเติมหลักประกันให้ครบจำนวนเดิมได้ แต่รวมแล้วต้องไม่เกินเพดาน 60 เท่าเหมือนเดิม

มุมบัญชีและภาษี เงินประกันไม่ใช่รายได้ของบริษัท

• บันทึกเป็นหนี้สิน ไม่ใช่รายได้ เงินประกันที่รับจากพนักงานเป็นเงินที่ต้องคืน จึงบันทึกเป็นหนี้สิน เช่น บัญชีเงินประกันการทำงานของพนักงาน ไม่รวมเป็นรายได้ในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล และไม่ใช่ค่าตอบแทนจากการขายสินค้าหรือบริการ จึงไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่มและไม่ต้องออกใบกำกับภาษี
• เงินฝากที่แยกไว้ไม่ใช่เงินสดหมุนเวียนของกิจการ เมื่อนำเงินฝากธนาคารโดยจัดให้มีบัญชีของลูกจ้างแต่ละคน บริษัทห้ามนำเงินนั้นไปใช้ จึงต้องแยกออกจากเงินฝากที่ใช้ดำเนินงานและทำทะเบียนคุมรายคนให้ตรงกับยอดหนี้สิน วิธีแสดงรายการในงบการเงินขึ้นอยู่กับรูปแบบบัญชีเงินฝากที่เปิด ควรตกลงกับผู้สอบบัญชีตั้งแต่ปีแรก
• ดอกเบี้ยเป็นของพนักงาน ดอกผลของเงินประกันตกเป็นของลูกจ้าง ไม่ใช่รายได้ดอกเบี้ยของบริษัท และต้องคืนพร้อมเงินต้น
• คืนเงินประกันไม่ใช่เงินได้ของพนักงาน เงินที่คืนเป็นเงินของพนักงานเอง ไม่ใช่เงินได้จากการจ้างแรงงาน จึงไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ไม่รวมใน ภ.ง.ด.1 และไม่ต้องออกหนังสือรับรอง 50 ทวิ
• หักชดใช้ความเสียหาย เมื่อหักเงินประกันไปชดใช้ความเสียหายที่พิสูจน์ได้ บริษัทลดหนี้สินเงินประกันและบันทึกเป็นการได้รับชดใช้ความเสียหาย พร้อมเก็บหลักฐานการตรวจนับ ใบแจ้งซ่อม และหนังสือแจ้งพนักงานไว้เป็นชุดเดียวกัน
• เอกสารที่ผู้สอบบัญชีและพนักงานตรวจแรงงานขอดู สัญญาประกันการทำงานหรือสัญญาค้ำประกัน หนังสือยินยอมให้หักค่าจ้าง หลักฐานการแจ้งบัญชีเงินฝากให้ลูกจ้าง สมุดบัญชีหรือรายการเดินบัญชี และหลักฐานการคืนเงินพร้อมวันที่พ้นสภาพ

จุดที่ SME มักพลาดเรื่องเงินประกันการทำงาน

• เรียกจากทุกตำแหน่งเพราะกลัวพนักงานลาออกกะทันหัน การใช้เงินประกันเป็นเครื่องมือผูกมัดพนักงานทั่วไปเป็นความผิดตามมาตรา 10 และ 144 ไม่ว่าจะเรียกเท่าไหร่
• เก็บเงินไว้ในบัญชีบริษัทแล้วหมุนใช้ ประกาศกระทรวงแรงงานกำหนดให้ฝากธนาคารแยกบัญชีรายลูกจ้างและห้ามนำไปใช้ การรวมไว้ในกองกลางแล้วจ่ายผลตอบแทนเป็นของถูกศาลฎีกาตัดสินว่าไม่ชอบมาแล้ว
• หักเงินเดือนเดือนแรกทั้งก้อน ต้องมีหนังสือยินยอมเป็นการเฉพาะ และสัดส่วนการหักต้องอยู่ในกรอบมาตรา 76
• ถ่วงเวลาคืนเพื่อรอตรวจสต็อกหรือรอเคลียร์งาน กฎหมายให้คืนภายใน 7 วัน ถ้ามีข้อโต้แย้งเรื่องความเสียหาย ให้คืนส่วนที่ไม่โต้แย้งก่อนและเก็บหลักฐานเฉพาะส่วนที่หัก
• ให้คนค้ำรับผิดไม่จำกัดวงเงิน ความรับผิดของผู้ค้ำประกันจำกัดอยู่ที่ 60 เท่าของค่าจ้างรายวันเฉลี่ยเช่นเดียวกับเงินสด เขียนเกินกว่านี้ก็ใช้บังคับไม่ได้

กำลังจะรับแคชเชียร์ พนักงานขับรถ หรือพนักงานคลังสินค้า และไม่แน่ใจว่าเรียกเงินประกันได้ไหม เท่าไหร่ ต้องเปิดบัญชีแบบไหน และลงบัญชียังไงให้ผู้สอบบัญชีไม่ติง ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยตรวจตำแหน่งงานกับเกณฑ์กฎหมาย ร่างสัญญาประกันและหนังสือยินยอมหักค่าจ้าง วางทะเบียนคุมเงินประกันรายคน และเตรียมเอกสารให้พร้อมเมื่อพนักงานตรวจแรงงานหรือสรรพากรขอดู

บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับนายจ้างที่เป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนที่จ้างลูกจ้างตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน (อัปเดต พ.ศ. 2569) อ้างอิงพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 9 มาตรา 10 มาตรา 76 มาตรา 77 และมาตรา 144 ประกาศกระทรวงแรงงาน เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการเรียกหรือรับหลักประกันการทำงานหรือหลักประกันความเสียหายในการทำงานจากลูกจ้าง พ.ศ. 2551 และคำพิพากษาศาลฎีกาที่ 8000/2549 และ 5331/2550 การคำนวณค่าจ้างรายวันโดยเฉลี่ยและข้อเท็จจริงของแต่ละตำแหน่งอาจทำให้ผลต่างกันไป โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายแรงงานก่อนนำไปใช้จริง