ออกใบกำกับภาษีผิด ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี ยกเลิกแล้วออกใหม่ยังไง ต่างจากใบลดหนี้ตรงไหน

ออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าไปแล้ว ลูกค้าโทรกลับมาว่าชื่อบริษัทสะกดผิด ที่อยู่ไม่ตรงกับใบทะเบียน ภ.พ.20 ใส่เลขประจำตัวผู้เสียภาษีผิดตัว หรือลืมระบุว่าเป็นสำนักงานใหญ่หรือสาขา หลายกิจการแก้ด้วยการฉีกทิ้งแล้วออกใบใหม่ลงวันที่วันนี้ บางรายใช้ปากกาขีดแก้บนใบเดิม หรือออกใบลดหนี้เต็มจำนวนแล้วออกใบกำกับใหม่ ซึ่งทั้งสามวิธีไม่ตรงกับแนวปฏิบัติของกรมสรรพากร และอาจทำให้ลูกค้าใช้ภาษีซื้อไม่ได้ ส่วนผู้ขายเองก็มีปัญหาเรื่องเลขที่ใบกำกับที่หายไปจากรายงานภาษีขาย บทความนี้อธิบายว่าผิดแบบไหนต้องยกเลิกแล้วออกใหม่ ผิดแบบไหนใช้ต่อได้ ขั้นตอนที่ถูกต้องตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.86/2542 มีอะไรบ้าง และเมื่อไหร่ที่ต้องใช้ใบลดหนี้แทน

ผิดตรงไหนถึงต้องยกเลิก และผิดแบบไหนยังใช้ได้

ประมวลรัษฎากร มาตรา 82/5 (2) กำหนดว่า ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีที่มีข้อความไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ นำมาหักในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ได้ ส่วนที่เป็นสาระสำคัญก็คือรายการที่มาตรา 86/4 บังคับให้มีในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ซึ่งคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.86/2542 ข้อ 4 สรุปไว้ดังนี้

• คำว่า ใบกำกับภาษี ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย โดยชื่อต้องเป็นชื่อที่จดทะเบียน ชื่อสถานประกอบการ หรือชื่อการค้า และที่อยู่ต้องเป็นที่ตั้งสถานประกอบการตามที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ และตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 196) ต้องระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ซื้อด้วยเมื่อผู้ซื้อเป็นผู้ที่ต้องมีและใช้เลขนี้ พร้อมระบุว่าเป็นสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่เท่าใด ทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
• ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
• มูลค่าที่ยังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่แยกออกจากกันชัดเจน
• วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกจุดที่พิมพ์พลาดจะต้องยกเลิก ป.86/2542 ข้อ 4 ผ่อนปรนไว้ว่า ถ้าชื่อผู้ซื้อสะกดผิดในตัวสะกด สระ วรรณยุกต์ หรือการันต์ หรือเขียนชื่อไม่ครบโดยใช้เครื่องหมายไปยาลน้อย แต่ยังเห็นได้ชัดว่าเป็นใคร ไม่ทำให้เข้าใจผิด ให้ถือว่าระบุชื่อครบถ้วนแล้ว ใบกำกับภาษีนั้นจึงยังใช้เป็นภาษีซื้อได้ ส่วนกรณีที่ต้องยกเลิกแล้วออกใหม่คือความผิดพลาดที่ทำให้ระบุตัวผู้ซื้อผิดหรือรายการสำคัญขาด เช่น ออกในชื่อบริษัทอื่น ที่อยู่ไม่ตรงกับที่จดทะเบียน เลขประจำตัวผู้เสียภาษีผิด ระบุสาขาผิด รายการสินค้าไม่ตรงกับที่ส่งมอบจริง หรือลืมแยกยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม

ยกเลิกแล้วออกใบใหม่ ทำตาม ป.86/2542 ข้อ 25 ทีละขั้น

เมื่อผู้ซื้อร้องขอให้แก้ใบกำกับภาษีที่มีรายการสำคัญไม่ถูกต้อง คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.86/2542 ข้อ 25 กำหนดวิธีปฏิบัติของผู้ขายไว้ชัดเจน จุดที่หลายคนทำพลาดที่สุดคือวันที่บนใบใหม่ ซึ่งต้องเป็นวันเดียวกับใบเดิม ไม่ใช่วันที่ออกใบใหม่

กิจการที่ออกใบกำกับภาษีด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่บันทึกเข้าบัญชีแยกประเภทอัตโนมัติและตั้งวันที่ย้อนไม่ได้ ป.86/2542 ข้อ 26 มีแนวปฏิบัติเฉพาะเรื่องรูปแบบใบกำกับที่จะใช้แทน ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ก่อนดำเนินการ ส่วนกิจการที่ใช้ e-Tax Invoice การยกเลิกและออกใหม่ต้องทำผ่านระบบตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรเช่นกัน ไม่ใช่แค่ลบไฟล์เดิม

ยกเลิกออกใหม่ กับใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ ใช้คนละกรณี

ความสับสนที่พบบ่อยคือใช้ใบลดหนี้เพื่อล้างใบกำกับภาษีที่ชื่อผู้ซื้อผิดทั้งฉบับ แล้วออกใบใหม่ ซึ่งไม่ถูกต้อง เพราะประมวลรัษฎากร มาตรา 82/10 และคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.80/2542 อนุญาตให้ออกใบลดหนี้ได้เฉพาะเมื่อมูลค่าสินค้าหรือบริการเปลี่ยนไปจริง เช่น คำนวณราคาผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง สินค้าชำรุด ขาดจำนวน ไม่ตรงสเปก รับคืนสินค้า หรือบอกเลิกสัญญาบริการ และให้ออกในเดือนภาษีที่เกิดเหตุนั้น เว้นแต่มีเหตุจำเป็นจึงออกในเดือนภาษีถัดไปได้ การพิมพ์ชื่อหรือที่อยู่ผิดไม่ใช่เหตุตามรายการนี้

• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สาขา หรือรายการสินค้าผิด ยกเลิกแล้วออกใบใหม่ตาม ป.86/2542 ข้อ 25 โดยใบใหม่ลงวันที่เดิม
• ราคาหรือจำนวนในใบเดิมสูงกว่าที่เป็นจริง ออกใบลดหนี้ อ้างอิงเลขที่และวันที่ใบกำกับภาษีเดิม ผู้ขายนำไปหักภาษีขายและผู้ซื้อหักภาษีซื้อในเดือนที่ออกหรือได้รับใบลดหนี้
• ราคาหรือจำนวนในใบเดิมต่ำกว่าที่เป็นจริง ออกใบเพิ่มหนี้ ตามหลักเกณฑ์เดียวกันในทางกลับกัน
• ส่วนที่ผิดไม่ใช่สาระสำคัญ เช่น สะกดชื่อผิดเล็กน้อยแต่ยังระบุตัวได้ ไม่ต้องทำอะไร ใช้ใบเดิมได้

ฝั่งผู้ซื้อ ได้ใบกำกับภาษีผิดมาต้องทำอะไร

ผู้ซื้อที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นฝ่ายเสียหายโดยตรง เพราะ ป.86/2542 ข้อ 24 ระบุว่าผู้ที่ได้รับใบกำกับภาษีที่มีรายการสำคัญไม่ถูกต้องไม่มีสิทธินำไปถือเป็นภาษีซื้อ ต้องให้ผู้ขายยกเลิกและออกฉบับใหม่ที่ถูกต้องก่อนจึงจะใช้ได้ ถ้าฝืนนำไปหักภาษีซื้อแล้วถูกตรวจพบ จะถูกประเมินภาษีคืนพร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม ดังนั้นเมื่อได้รับใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์ ควรตรวจก่อนลงบัญชีทุกครั้ง

เรื่องเวลาก็สำคัญ เพราะใบใหม่ลงวันที่เดิม สิทธิใช้ภาษีซื้อจึงนับจากวันที่เดิมนั้น โดยทั่วไปผู้ซื้อนำภาษีซื้อไปใช้ในเดือนภาษีตามใบกำกับ หรือถ้าได้รับล่าช้าก็ยังใช้ได้ภายใน 6 เดือนนับแต่เดือนถัดจากเดือนที่ออกใบกำกับภาษี ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 4) ถ้าปล่อยให้ผู้ขายแก้ช้าจนพ้นช่วงนี้ ภาษีซื้อก้อนนั้นอาจหลุดมือไปทั้งจำนวน ผู้ซื้อจึงควรตรวจใบกำกับภาษีทันทีที่ได้รับและทวงใบใหม่ให้เสร็จภายในเดือนสองเดือน ไม่ใช่รอถึงตอนปิดงบ

สรุปคือ ใบกำกับภาษีที่รายการสำคัญผิดต้องยกเลิกแล้วออกใหม่ตาม ป.86/2542 ข้อ 25 ด้วยเลขที่ใหม่ วันที่เดิม และหมายเหตุอ้างถึงฉบับเดิมทั้งในใบใหม่และในรายงานภาษีขาย ส่วนใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ใช้เมื่อมูลค่าเปลี่ยนจริงเท่านั้น ฝั่งผู้ซื้ออย่านำใบที่ผิดไปใช้เป็นภาษีซื้อ และอย่ารอจนพ้นกำหนด 6 เดือน วางระบบตรวจใบกำกับภาษีตอนรับเอกสารเพียงไม่กี่นาที ช่วยตัดปัญหาภาษีซื้อต้องห้ามและเบี้ยปรับได้เกือบทั้งหมด

ถ้าไม่แน่ใจว่าใบกำกับภาษีที่ออกไปหรือได้รับมาผิดในส่วนที่เป็นสาระสำคัญหรือไม่ ควรยกเลิกออกใหม่หรือออกใบลดหนี้ หรือต้องการวางระบบตรวจเอกสารก่อนลงรายงานภาษีซื้อ ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยตรวจใบกำกับภาษี จัดทำรายงานภาษีขาย ภาษีซื้อ และยื่น ภ.พ.30 ให้ถูกต้องครบถ้วน

บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปเพื่อความเข้าใจภาพรวมของการแก้ไขใบกำกับภาษีที่ออกผิดพลาด (อัปเดต พ.ศ. 2569) อ้างอิงประมวลรัษฎากร มาตรา 82/5 (2) มาตรา 82/10 และมาตรา 86/4 คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.86/2542 ข้อ 4 ข้อ 24 ข้อ 25 และข้อ 26 คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.80/2542 ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 4) และ (ฉบับที่ 196) ตัวอย่างเลขที่และวันที่ในบทความเป็นการสมมติเพื่ออธิบาย กรณีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และระบบบัญชีอัตโนมัติมีหลักเกณฑ์เฉพาะเพิ่มเติม โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนนำไปใช้จริง