ลูกจ้างเป็นหนี้ กยศ. นายจ้างต้องหักเงินเดือนส่ง e-PaySLF ตาม ม.51 ไม่หักเสียเงินเพิ่ม 2%

หลายบริษัทเพิ่งได้รับหนังสือจากกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา (กยศ.) แจ้งให้หักเงินเดือนพนักงานที่เป็นผู้กู้ แล้วสงสัยว่าบริษัทเล็ก ๆ ที่มีพนักงานไม่กี่คนต้องทำด้วยหรือ คำตอบคือต้องทำ เพราะพระราชบัญญัติกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา พ.ศ. 2560 มาตรา 51 กำหนดให้ผู้จ่ายเงินได้ตามมาตรา 40 (1) แห่งประมวลรัษฎากร ไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดา คณะบุคคล หรือนิติบุคคลทั้งภาครัฐและเอกชน มีหน้าที่หักเงินได้ของพนักงานหรือลูกจ้างที่เป็นผู้กู้ยืมตามจำนวนที่กองทุนแจ้ง แล้วนำส่งกรมสรรพากรภายในกำหนดเวลาเดียวกับการนำส่งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย กองทุนเริ่มแจ้งหักเงินเดือนตั้งแต่ปี 2561 โดยไล่จากหน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจ และเอกชนขนาดใหญ่ลงมาถึงขนาดเล็ก และในปี 2569 ยังทยอยส่งหนังสือแจ้งนายจ้างเพิ่มอีกหลายหมื่นแห่ง SME จึงมีโอกาสสูงที่จะได้รับหนังสือฉบับนี้ บทความนี้สรุปว่าหน้าที่เริ่มเมื่อไหร่ หักอย่างไร นำส่งทางไหน และถ้าไม่ทำจะเกิดอะไรขึ้นกับนายจ้าง

หน้าที่ตามมาตรา 51 เริ่มเมื่อไหร่ และหักลำดับไหนในสลิปเงินเดือน

จุดที่นายจ้างมักเข้าใจผิดคือคิดว่าต้องไปสืบเองว่าพนักงานคนไหนเป็นหนี้ กยศ. ความจริงกฎหมายออกแบบให้กองทุนเป็นฝ่ายแจ้ง นายจ้างจะเริ่มหักได้ต่อเมื่อกองทุนแจ้งรายชื่อและจำนวนเงินอย่างเป็นทางการเท่านั้น และหักได้เฉพาะเงินได้ตามมาตรา 40 (1) คือเงินเดือนค่าจ้างจากการจ้างแรงงาน ไม่รวมค่าจ้างทำของหรือค่าบริการที่จ่ายให้ฟรีแลนซ์ตามมาตรา 40 (2) หรือ (8)

• ฝั่งลูกจ้างก็มีหน้าที่ มาตรา 42 กำหนดให้ผู้กู้ยืมยินยอมให้หักเงินเดือนตั้งแต่ตอนทำสัญญากู้ และต้องแจ้งสถานะการเป็นผู้กู้ยืมต่อนายจ้างภายใน 30 วันนับแต่วันเริ่มปฏิบัติงาน นายจ้างจึงควรเพิ่มช่องถามเรื่องนี้ในแบบฟอร์มรับพนักงานใหม่ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีเตรียมตัวก่อนที่หนังสือจากกองทุนจะมาถึง
• ไม่ขัดกฎหมายแรงงาน พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 76 ห้ามนายจ้างหักค่าจ้าง เว้นแต่เป็นการหักเพื่อชำระภาษีเงินได้หรือชำระเงินอื่นตามที่มีกฎหมายบัญญัติไว้ การหักเงินเดือนส่ง กยศ. เป็นการหักตามที่กฎหมายบัญญัติ จึงไม่เข้าข้อห้ามนี้ และลูกจ้างได้ให้ความยินยอมไว้แล้วตั้งแต่ตอนทำสัญญากู้ นายจ้างเพียงแสดงรายการหักในสลิปเงินเดือนให้ชัดเจน
• ลำดับการหักอยู่ท้ายสุด กองทุนชี้แจงว่าเมื่อจ่ายเงินเดือน ลำดับแรกคือหักภาษี ณ ที่จ่าย ลำดับที่สองคือหักกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รายการหักตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน และประกันสังคม ส่วนเงินกู้ยืม กยศ. อยู่ลำดับที่สาม ดังนั้นฐานคำนวณภาษีเงินได้ใน ภ.ง.ด.1 และฐานค่าจ้างประกันสังคมยังเป็นเงินเดือนเต็มตามปกติ ยอด กยศ. เป็นเพียงรายการหักจากเงินสุทธิที่ลูกจ้างจะได้รับ ไม่ใช่รายจ่ายของบริษัท
• ยอดหักมาจากไหน กองทุนคำนวณจากยอดที่ต้องชำระตามตารางรายปีหารด้วย 12 เดือน หรือหารด้วยจำนวนเดือนที่เหลือก่อนถึงวันครบกำหนดชำระหนี้รายปีคือ 5 กรกฎาคม และจะเริ่มรอบใหม่ทุกเดือนกรกฎาคมจนกว่าจะชำระหมด กองทุนจะปรับข้อมูลและแจ้งยอดที่ต้องหักให้นายจ้างผ่านระบบทุกวันที่ 5 ของเดือน ลูกจ้างที่หักตามยอดนั้นไม่ไหวสามารถขอปรับลดเองผ่านแอปพลิเคชัน กยศ. Connect ซึ่งกองทุนอนุโลมให้ขั้นต่ำ 100 บาทต่อเดือน โดยลูกจ้างต้องไปชำระส่วนที่ขาดเองก่อนวันครบกำหนดรายปี นายจ้างไม่มีอำนาจปรับยอดเอง

ขั้นตอนนำส่งผ่านระบบ e-PaySLF และกำหนดเวลา

วิธีปฏิบัติอยู่ในประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขการหักเงินได้พึงประเมินเพื่อชำระเงินกู้ยืมคืนกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา (ฉบับที่ 2) ลงวันที่ 20 สิงหาคม 2562 ซึ่งให้นายจ้างใช้ระบบ e-PaySLF หรือระบบรับชำระเงินกู้ยืมคืนกองทุนผ่านกรมสรรพากร โดยไม่ได้นำส่งรวมกับแบบ ภ.ง.ด.1 แต่พิมพ์ชุดชำระเงินแยกต่างหาก เงินที่หักจึงเป็นคนละก้อนกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย แม้จะใช้กำหนดเวลาเดียวกัน

ไม่หัก หักแล้วไม่ส่ง หรือส่งช้า นายจ้างรับผิดอะไร และลงบัญชีอย่างไร

ความรับผิดของนายจ้างตามมาตรา 51 ไม่ใช่โทษปรับทางอาญา แต่เป็นความรับผิดทางแพ่งที่แปลงหนี้ของลูกจ้างมาเป็นภาระของบริษัท ซึ่งสำหรับ SME ที่มีพนักงานผู้กู้หลายคนอาจเป็นเงินก้อนไม่เล็ก

• ต้องชดใช้แทนพร้อมเงินเพิ่ม กรณีไม่ได้หักเงินได้ หักแล้วไม่นำส่ง นำส่งไม่ครบตามที่กองทุนแจ้ง หรือนำส่งเกินกำหนดเวลา นายจ้างต้องรับผิดชดใช้เงินที่ต้องนำส่งในส่วนของผู้กู้ยืม และต้องจ่ายเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 2 ต่อเดือนของจำนวนเงินที่ยังไม่ได้นำส่งหรือที่ยังขาดไป ตัวอย่าง พนักงาน 5 คน ยอดหักรวมเดือนละ 7,500 บาท ถ้าลืมนำส่ง 6 เดือน เงินต้นที่ต้องชดใช้ 45,000 บาท และเงินเพิ่มซึ่งคิดแยกแต่ละงวดตามจำนวนเดือนที่ค้าง รวมประมาณ 3,150 บาท (คิดแบบเดือนเต็ม ไม่ทบต้น) ยังไม่นับเวลาที่ต้องเสียไปกับการเคลียร์รายการย้อนหลัง
• แจ้งเหตุขัดข้องผ่านระบบช่วยได้ กองทุนเคยชี้แจงว่าหากนายจ้างแจ้งเหตุผลที่หักไม่ได้ผ่านขั้นตอนในระบบ เช่น ลูกจ้างลาออก ถูกเลิกจ้าง โอนย้าย ลาโดยไม่รับค่าจ้าง หรือรายได้ไม่พอหัก กองทุนรับทราบและไม่เรียกให้ชดใช้ ความเสี่ยงจริงจึงอยู่ที่การเงียบ ไม่เข้าระบบ หรือหักจากลูกจ้างไปแล้วแต่เอาเงินไปหมุนก่อน
• การบันทึกบัญชี เงินที่หักจากลูกจ้างเป็นเงินของลูกจ้างที่บริษัทถือไว้เพื่อนำส่ง ให้บันทึกเป็นหนี้สินหมุนเวียน เช่น เงินหัก กยศ. รอนำส่ง เมื่อชำระตามชุดชำระเงินจึงล้างหนี้สินออก ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายเงินเดือนและไม่กระทบกำไรของบริษัท ส่วนเงินที่บริษัทต้องชดใช้แทนและเงินเพิ่มเพราะไม่นำส่ง เป็นเงินที่จ่ายเพราะความบกพร่องของบริษัทเอง ควรหารือผู้สอบบัญชีก่อนลงรายจ่ายทางภาษี และพิจารณาว่าจะเรียกคืนส่วนเงินต้นจากลูกจ้างได้หรือไม่ตามข้อเท็จจริง
• พนักงานออกกลางเดือน ให้หักจากเงินเดือนงวดสุดท้ายตามยอดที่กองทุนแจ้งถ้าเงินพอหัก แล้วแจ้งสถานะพ้นสภาพในระบบ e-PaySLF พร้อมเหตุผล เพื่อให้กองทุนหยุดแจ้งยอดเดือนถัดไป ไม่ควรแก้ยอดเป็นศูนย์โดยไม่ระบุเหตุผล เพราะระบบจะถือว่าบริษัทนำส่งไม่ครบ

ถ้าบริษัทของคุณเพิ่งได้รับหนังสือแจ้งจาก กยศ. ยังไม่เคยลงทะเบียนระบบ e-PaySLF หรือไม่แน่ใจว่าที่ผ่านมาหักและนำส่งถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ CKH Accounting ช่วยวางระบบตั้งแต่การขึ้นทะเบียนกับกรมสรรพากร การตั้งค่ารายการหักในโปรแกรมเงินเดือน การกระทบยอดรายชื่อทุกเดือน ไปจนถึงการแก้ไขรายชื่อและเคลียร์ยอดค้างกับกองทุน ติดต่อปรึกษาเราได้ที่นี่

บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับนายจ้างที่จ่ายเงินเดือนให้พนักงานซึ่งเป็นผู้กู้ยืม กยศ. (อัปเดต พ.ศ. 2569) อ้างอิงพระราชบัญญัติกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา พ.ศ. 2560 มาตรา 42 และมาตรา 51 พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 76 ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขการหักเงินได้พึงประเมินเพื่อชำระเงินกู้ยืมคืนกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา (ฉบับที่ 2) ลงวันที่ 20 สิงหาคม 2562 และคำชี้แจงของกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษาเรื่องการหักเงินเดือนผ่านองค์กรนายจ้าง กำหนดเวลานำส่ง ยอดหักขั้นต่ำ และแนวปฏิบัติของกองทุนอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามหนังสือแจ้งแต่ละรอบ โปรดตรวจสอบหนังสือแจ้งฉบับล่าสุดและปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนนำไปใช้จริง