พนักงานลาออก นายจ้างต้องทำอะไร แจ้งออก สปส. ภายในวันที่ 15 ออก 50 ทวิใน 1 เดือน

พนักงานยื่นใบลาออกเป็นเรื่องปกติของทุกธุรกิจ แต่สำหรับ SME ที่ไม่มีฝ่ายบุคคลเต็มตัว งานหลังรับใบลาออกมักตกมาที่เจ้าของหรือฝ่ายบัญชี และมีหลายจุดที่พลาดกันบ่อย เช่น ลืมแจ้งออกประกันสังคมจนเลยกำหนด ไม่ได้ออกใบ 50 ทวิ ให้คนที่ออกกลางปี หักเงินเดือนงวดสุดท้ายเพราะพนักงานไม่แจ้งล่วงหน้า หรือไม่ได้จ่ายค่าจ้างสำหรับวันหยุดพักผ่อนสะสม บทความนี้สรุปว่าเมื่อพนักงานลาออกเอง นายจ้างมีหน้าที่อะไรบ้างตามกฎหมายแรงงาน ประกันสังคม และภาษี พร้อมกำหนดเวลาแต่ละเรื่อง และงานด้านบัญชีกับการควบคุมภายในที่ควรปิดให้ครบก่อนพนักงานออกจากบริษัท

ลาออกต้องแจ้งล่วงหน้าแค่ไหน และถ้าไม่แจ้ง นายจ้างทำอะไรได้บ้าง

สัญญาจ้างที่ไม่มีกำหนดระยะเวลา พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 17 วรรคสอง ให้นายจ้างหรือลูกจ้างบอกเลิกสัญญาได้โดยบอกกล่าวล่วงหน้าเป็นหนังสือ เมื่อถึงหรือก่อนจะถึงกำหนดจ่ายค่าจ้างคราวหนึ่งคราวใด เพื่อให้มีผลเมื่อถึงกำหนดจ่ายค่าจ้างคราวถัดไป และไม่จำเป็นต้องบอกกล่าวล่วงหน้าเกิน 3 เดือน พูดง่าย ๆ คือถ้าจ่ายเงินเดือนทุกสิ้นเดือน การแจ้งลาออกภายในวันสิ้นเดือนนี้จะมีผลให้ออกได้ในวันสิ้นเดือนหน้า

• ข้อบังคับการทำงานกำหนดได้ แต่ไม่เกินเพดานกฎหมาย บริษัทจำนวนมากกำหนดให้แจ้งล่วงหน้า 30 วัน ซึ่งใช้ได้ แต่จะกำหนดให้แจ้งล่วงหน้าเกิน 3 เดือนไม่ได้ และกำหนดเวลานี้ไม่ได้ทำให้พนักงานหมดสิทธิลาออก เป็นเพียงเงื่อนไขที่ถ้าไม่ทำตามแล้วเกิดความเสียหาย นายจ้างจึงจะเรียกร้องได้
• พนักงานออกทันทีโดยไม่แจ้ง นายจ้างมีสิทธิฟ้องเรียกค่าเสียหายที่เกิดขึ้นจริงจากการไม่บอกกล่าวล่วงหน้าได้ แต่ต้องพิสูจน์ความเสียหายต่อศาลแรงงาน จะหักค่าจ้างงวดสุดท้ายหรือไม่จ่ายเงินเดือนเพื่อตอบโต้ไม่ได้ เพราะมาตรา 76 ห้ามนายจ้างหักค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุด เว้นแต่เป็นการหักเพื่อชำระภาษีหรือเงินอื่นตามที่กฎหมายกำหนด ค่าบำรุงสหภาพแรงงาน หนี้สินสหกรณ์ออมทรัพย์ เงินประกันหรือค่าเสียหายที่ลูกจ้างทำโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงโดยได้รับความยินยอมจากลูกจ้าง และเงินสะสมตามข้อตกลงเกี่ยวกับกองทุนเงินสะสม โดยการหักแต่ละกรณีห้ามเกินร้อยละ 10 และรวมกันไม่เกิน 1 ใน 5 ของเงินที่ลูกจ้างมีสิทธิได้รับ เว้นแต่ลูกจ้างยินยอม
• ลาออกเองไม่มีค่าชดเชย ค่าชดเชยตามมาตรา 118 เป็นเรื่องของการเลิกจ้างโดยนายจ้าง พนักงานที่ลาออกเองจึงไม่มีสิทธิได้รับค่าชดเชยและไม่มีสินจ้างแทนการบอกกล่าวล่วงหน้า ส่วนเงินที่บริษัทเคยตั้งประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงานไว้สำหรับคนนี้ ให้ปรับปรุงกลับรายการในงวดที่ออก
• แยกให้ออกจากกรณีถูกบีบให้เขียนใบลาออก ถ้านายจ้างเป็นฝ่ายกดดันให้เขียนใบลาออกทั้งที่พนักงานไม่ได้สมัครใจ ศาลอาจถือว่าเป็นการเลิกจ้าง และสิทธิทุกอย่างของการเลิกจ้างจะตามมา ดังนั้นควรให้พนักงานเขียนและลงวันที่ด้วยตัวเอง และเก็บต้นฉบับไว้

เงินที่ต้องจ่ายในงวดสุดท้าย และสิ่งที่ห้ามหัก

• ค่าจ้างถึงวันทำงานวันสุดท้าย รวมค่าล่วงเวลาและค่าทำงานในวันหยุดที่ค้างอยู่ จ่ายตามกำหนดจ่ายค่าจ้างปกติของบริษัท กฎหมายกำหนดเวลาจ่ายภายใน 3 วันไว้เฉพาะกรณีนายจ้างเลิกจ้าง (มาตรา 70 วรรคสอง) แต่กรณีลาออกเองก็ไม่มีสิทธิยึดหน่วงหรือเลื่อนจ่ายออกไปจากรอบปกติ
• ค่าจ้างสำหรับวันหยุดพักผ่อนประจำปีสะสม มาตรา 67 วรรคสอง กำหนดว่าในกรณีที่ลูกจ้างเป็นฝ่ายบอกเลิกสัญญา นายจ้างต้องจ่ายค่าจ้างสำหรับวันหยุดพักผ่อนประจำปี "สะสม" ที่ลูกจ้างพึงมีสิทธิได้รับตามมาตรา 30 คือวันพักร้อนของปีก่อน ๆ ที่ตกลงให้สะสมได้แล้วยังไม่ได้ใช้ ส่วนวันพักร้อนของปีที่ลาออกตามส่วน กฎหมายบังคับให้จ่ายเฉพาะกรณีนายจ้างเลิกจ้าง (วรรคหนึ่ง) กรณีลาออกเองจึงขึ้นกับระเบียบของบริษัท ถ้าระเบียบให้สิทธิก็ต้องจ่ายตามระเบียบ
• โบนัส คอมมิชชั่น และเบี้ยขยัน ดูเงื่อนไขในสัญญาหรือระเบียบ ถ้ากำหนดว่าต้องมีสถานะเป็นพนักงาน ณ วันจ่าย คนที่ออกก่อนก็ไม่ได้รับ แต่ถ้าเป็นคอมมิชชั่นที่เกิดสิทธิแล้วจากยอดขายที่ปิดไปก่อนออก โดยทั่วไปต้องจ่ายตามข้อตกลง และต้องตั้งค้างจ่ายไว้ในงบให้ครบ
• เงินยืม เงินทดรอง และของที่ยังไม่คืน ให้ทำหนังสือตกลงวิธีคืนกับพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษร การหักจากค่าจ้างทำได้เฉพาะเมื่อเข้ากรณีที่มาตรา 76 อนุญาตและลูกจ้างยินยอมเป็นหนังสือ ถ้าตกลงกันไม่ได้ ทางออกคือการเรียกร้องทางแพ่ง ไม่ใช่การยึดเงินเดือน
• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ นายจ้างมีหน้าที่แจ้งการสิ้นสุดสมาชิกภาพต่อบริษัทจัดการกองทุน ส่วนเงินสมทบของนายจ้างและผลประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับขึ้นกับอายุงานตามข้อบังคับกองทุน และภาระภาษีของพนักงานขึ้นกับอายุสมาชิกและอายุงาน ควรให้พนักงานสอบถามบริษัทจัดการกองทุนก่อนเลือกวิธีรับเงิน

ภาษีและประกันสังคม: นายจ้างต้องยื่นอะไร ภายในเมื่อไหร่

• ภ.ง.ด.1 ของเดือนสุดท้าย หักภาษี ณ ที่จ่ายจากค่าจ้างงวดสุดท้ายตามปกติ โดยเงินที่จ่ายตอนออก เช่น ค่าจ้างสำหรับวันหยุดพักผ่อนสะสม เป็นเงินได้ตามมาตรา 40(1) รวมคำนวณด้วย แล้วยื่น ภ.ง.ด.1 ภายในกำหนดของเดือนนั้น
• ใบ 50 ทวิ ภายใน 1 เดือน มาตรา 50 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดให้ผู้จ่ายเงินได้ประเภทเงินเดือนค่าจ้างออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป หรือภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่ผู้ถูกหักภาษีออกจากงานในระหว่างปี ดังนั้นคนที่ออกกลางปีต้องได้รับ 50 ทวิ ภายใน 1 เดือน ไม่ใช่รอถึงต้นปีหน้า และต้องออกเป็น 2 ฉบับที่มีข้อความตรงกัน
• ภ.ง.ด.1ก ปลายปียังต้องมีชื่อ แบบสรุปรายปีต้องรวมเงินได้และภาษีของพนักงานทุกคนที่จ่ายในปีนั้น รวมคนที่ลาออกไปแล้วด้วย ยอดใน ภ.ง.ด.1ก กับ 50 ทวิ ที่ออกให้ต้องตรงกัน
• แจ้งออกประกันสังคม สปส.6-09 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป สำนักงานประกันสังคมกำหนดให้นายจ้างแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนด้วยแบบ สปส.6-09 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่ลูกจ้างออกจากงาน ยื่นผ่านระบบ e-Service ที่ sso.go.th ได้ โดยระบุสาเหตุที่ออกให้ถูก (ลาออก ไม่ใช่เลิกจ้าง) เพราะมีผลต่อสิทธิว่างงานของลูกจ้าง และต้องนำส่งเงินสมทบของเดือนสุดท้ายที่มีการจ่ายค่าจ้างตามปกติ
• สิทธิที่ควรบอกพนักงานก่อนออก ผู้ประกันตนมาตรา 33 ที่ออกจากงานยังได้รับความคุ้มครอง 4 กรณี คือ เจ็บป่วย คลอดบุตร ทุพพลภาพ และเสียชีวิต ต่ออีก 6 เดือน ถ้าต้องการรักษาสิทธิต่อสมัครเป็นผู้ประกันตนมาตรา 39 ได้ภายใน 6 เดือนนับแต่วันออกจากงาน โดยต้องส่งเงินสมทบมาแล้วไม่น้อยกว่า 12 เดือน และกรณีลาออกมีสิทธิรับเงินทดแทนระหว่างว่างงานในอัตราร้อยละ 30 ของค่าจ้างเฉลี่ย ปีละไม่เกิน 90 วัน ถ้าขึ้นทะเบียนผู้ว่างงานกับกรมการจัดหางานภายใน 30 วันนับแต่วันออกจากงาน การแจ้งออกของนายจ้างที่ล่าช้าจะทำให้พนักงานใช้สิทธิเหล่านี้ไม่ได้

งานบัญชีและการควบคุมภายในที่มักลืม

• หนังสือรับรองการทำงาน ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 ให้ลูกจ้างมีสิทธิได้รับใบสำคัญแสดงว่าทำงานมานานเท่าไรและงานที่ทำเป็นงานอย่างไรเมื่อการจ้างสิ้นสุดลง ไม่ว่าจะจากกันด้วยดีหรือไม่ นายจ้างจึงควรออกให้เมื่อขอ โดยระบุเพียงตำแหน่ง ลักษณะงาน และระยะเวลา ไม่ต้องใส่เหตุผลที่ออกหรือความเห็นเชิงลบ
• ยกเลิกสิทธิ์เข้าระบบในวันสุดท้าย โปรแกรมบัญชี ธนาคารออนไลน์ ระบบ e-Filing ของกรมสรรพากร ระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและประกันสังคม อีเมล และคลาวด์ที่เก็บเอกสาร ถ้าใช้บัญชีผู้ใช้ร่วมกันให้เปลี่ยนรหัสผ่านทั้งหมด จุดนี้สำคัญเป็นพิเศษถ้าคนที่ออกคือพนักงานบัญชีหรือการเงิน
• ถ้าคนที่ออกเป็นผู้ทำบัญชีของบริษัท บริษัทต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมายต่อเนื่อง ให้จัดหาคนใหม่หรือมอบหมายสำนักงานบัญชีทันที และตรวจว่าการแจ้งข้อมูลผู้ทำบัญชีกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป็นปัจจุบัน รวมถึงโอนสิทธิ์ผู้มีอำนาจทำรายการในระบบยื่นแบบต่าง ๆ มาที่คนใหม่
• ส่งมอบงานค้างและเอกสาร รายการใบกำกับภาษีที่ยังไม่บันทึก เอกสารที่รอขอคืนหรือรอหัก ณ ที่จ่าย งานกระทบยอดธนาคาร และรหัสเข้าเครื่องหรือไฟล์ที่ล็อกไว้ ควรมีบันทึกการส่งมอบที่ทั้งสองฝ่ายเซ็น
• รายการบัญชีที่ต้องปรับปรุง ตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายสำหรับค่าจ้างและเงินอื่นที่จ่ายหลังวันออกแต่เป็นของงวดที่พนักงานทำงาน กลับรายการประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงานในส่วนของคนนี้ เคลียร์บัญชีลูกหนี้พนักงานและเงินทดรองจ่าย และตัดรายชื่อออกจากทะเบียนผู้ถือครองสินทรัพย์ในทะเบียนสินทรัพย์ถาวร

มีพนักงานกำลังจะลาออกและไม่แน่ใจว่าต้องจ่ายอะไร หักอะไรได้ หรือต้องยื่นแบบไหนภายในเมื่อไหร่ ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยคำนวณค่าจ้างงวดสุดท้ายและค่าจ้างวันหยุดพักผ่อนสะสม ออกใบ 50 ทวิ แจ้งออกประกันสังคม และปรับปรุงรายการบัญชีให้ครบในงวดเดียว

บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับนายจ้างที่เป็น SME กรณีพนักงานลาออกโดยสมัครใจ (อัปเดต พ.ศ. 2569) อ้างอิงพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 17 มาตรา 30 มาตรา 67 มาตรา 70 มาตรา 76 และมาตรา 118 ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 ประมวลรัษฎากร มาตรา 40(1) มาตรา 50 ทวิ และมาตรา 58 แนวปฏิบัติของสำนักงานประกันสังคมเรื่องการแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส.6-09) และสิทธิประโยชน์กรณีว่างงาน ข้อบังคับการทำงาน สัญญาจ้าง และข้อบังคับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพของแต่ละบริษัทอาจให้สิทธิมากกว่ากฎหมายขั้นต่ำ โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือนักกฎหมายแรงงานก่อนนำไปใช้จริง