ซื้อของจากชาวบ้าน จ่ายค่าแท็กซี่ ไม่มีใบเสร็จ ลงรายจ่ายภาษีได้ไหม ใช้ใบสำคัญรับเงินยังไง

ร้านอาหารซื้อผักปลาจากตลาดสดทุกเช้า โรงงานซื้อผลผลิตจากชาวสวนโดยตรง พนักงานเบิกค่าแท็กซี่ไปส่งเอกสาร หรือจ้างช่างรายวันมาซ่อมหลังคา จ่ายเงินไปจริงทุกบาท แต่ผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จให้ ปลายปีนักบัญชีบอกว่ารายจ่ายเหล่านี้ "ลงไม่ได้" หรือถูกสรรพากรบวกกลับตอนตรวจ ทำให้กำไรทางภาษีสูงกว่ากำไรจริงและต้องเสียภาษีเพิ่ม ปัญหานี้พบบ่อยจนกรมสรรพากรจัดทำ "คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้" ออกมาโดยเฉพาะ บทความนี้สรุปจากคู่มือฉบับนั้นว่า เมื่อไม่มีใบเสร็จ กิจการควรจัดทำเอกสารอะไรแทน แต่ละแบบใช้ในกรณีไหน ต้องมีรายการอะไรบ้าง และหลักฐานอะไรที่สรรพากรเคยชี้ว่าไม่พอ

ไม่มีใบเสร็จไม่ได้แปลว่าลงรายจ่ายไม่ได้ แต่ต้องพิสูจน์ผู้รับให้ได้

หลักกฎหมายที่เป็นต้นเรื่องคือประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (18) ซึ่งห้ามนำ "รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ" มาหักในการคำนวณกำไรสุทธิ สังเกตว่ากฎหมายไม่ได้เขียนว่าต้องมีใบเสร็จรับเงินเสมอไป สิ่งที่ต้องทำได้คือพิสูจน์ว่าจ่ายให้ใคร เมื่อไหร่ เท่าไหร่ และเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการจริง คู่มือของกรมสรรพากรจึงวางแนวว่า เมื่อผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงิน กิจการสามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีขึ้นเองได้ โดยต้องไม่เป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี ข้ออื่นด้วย เช่น ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัวตาม (3) ไม่ใช่รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริงตาม (9) และต้องเป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะตาม (13)

อีกจุดที่คู่มือย้ำไว้ทุกหน้าคือ ผู้รับเงินตามเอกสารต้องมีพฤติกรรมประกอบอาชีพนั้นอย่างแท้จริง เช่น ระบุว่าซื้อผักจากนาย ก ก็ต้องเป็นคนที่ค้าขายผักจริง ไม่ใช่ชื่อญาติหรือพนักงานที่เอามาใส่ให้ครบช่อง เพราะการนำพยานหลักฐานเท็จมาแสดงเพื่อหลีกเลี่ยงภาษีมีโทษตามมาตรา 37 แห่งประมวลรัษฎากร จำคุกตั้งแต่สามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับตั้งแต่สองพันบาทถึงสองแสนบาท

เอกสาร 3 แบบที่ใช้แทนใบเสร็จ ต่างกันตรงใครเป็นคนเซ็น

คู่มือแบ่งเอกสารแสดงการรับเงินที่กิจการเลือกใช้ได้ตามสถานการณ์เป็น 3 แบบ ความต่างสำคัญอยู่ที่ว่าผู้รับเงินยอมเซ็นหรือไม่ และเป็นรายจ่ายเบ็ดเตล็ดแค่ไหน

• ใบรับตามมาตรา 105 ทวิ ใช้เมื่อผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงินเอง แม้จะไม่ใช่ใบเสร็จแบบพิมพ์สำเร็จ ใบรับต้องมีอย่างน้อย เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ เลขลำดับของเล่มและของใบรับ วันเดือนปีที่ออก จำนวนเงินที่รับ และในกรณีขายสินค้าที่มีราคาตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป ต้องระบุชนิด ชื่อ จำนวน และราคาสินค้าด้วย
• ใบสำคัญรับเงิน ใช้เมื่อผู้รับเงินออกใบเสร็จให้ไม่ได้ แต่ยินยอมลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน กิจการเป็นฝ่ายเตรียมแบบฟอร์มให้ ระบุชื่อผู้รับ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ รายการ จำนวนเงิน วันที่ แล้วให้ทั้งผู้รับเงินและผู้จ่ายเงินลงชื่อ พร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน เหมาะกับการซื้อของจากชาวสวน แม่ค้าในตลาด ช่างรายวัน หรือบุคคลธรรมดาที่ไม่มีทะเบียนพาณิชย์
• ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้เมื่อกิจการจ่ายค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่เรียกใบเสร็จจากผู้ขายไม่ได้เลย เช่น ค่าแท็กซี่ ค่ารถ ค่าจ้างคนส่งเอกสาร หรือกรณีที่ได้เพียงใบส่งของหรือใบเสร็จที่รายการไม่สมบูรณ์ เอกสารนี้พนักงานผู้เบิกจ่ายเป็นคนรับรองว่ารายจ่ายนั้นเรียกเก็บใบเสร็จไม่ได้และจ่ายไปในงานของกิจการโดยแท้ แล้วให้ผู้มีอำนาจลงชื่ออนุมัติ คู่มือระบุว่ากรณีนี้ควรมีมติที่ประชุมหรือหลักฐานการอนุมัติจากผู้มีอำนาจให้ถือเป็นรายจ่ายประกอบด้วย

นอกจากเอกสารการรับเงินแล้ว คู่มือยังแนะนำให้จัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ฝั่งกิจการ ซึ่งต้องระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงิน วันที่จ่าย ประเภทรายการและจำนวนเงิน ให้ผู้รับเงินลงลายมือชื่อ และมีผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติจ่าย พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับที่ขีดคร่อม A/C Payee only และตัดบัญชีแล้ว หรือสำเนาใบโอนเงินผ่านธนาคาร ถ้าจ่ายเป็นเงินสดให้แนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน และถ้ารายจ่ายนั้นอยู่ในข่ายต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เช่น ค่าจ้างทำของหรือค่าเช่า ต้องมีหลักฐานการหัก ณ ที่จ่ายด้วย

ใบสำคัญรับเงินที่ผ่านการตรวจ ต้องมีอะไรบ้าง

ข้อหารือของกรมสรรพากรที่คู่มือยกมาเป็นตัวอย่างว่าลงรายจ่ายได้ มีแบบแผนตรงกันชัดเจน เช่น บริษัทรับถมที่ที่ซื้อทรายและดินลูกรังจากผู้ขายที่ไม่เคยออกบิล ห้างที่ซื้อผักผลไม้จากชาวไร่ชาวสวนที่ไม่มีทะเบียนพาณิชย์ และบริษัทที่จ้างลูกจ้างรายวันจ่ายเงินสดเดือนละครั้ง ทุกกรณีกรมสรรพากรตอบว่าไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18) เมื่อหลักฐานการจ่ายเงินระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขบัตรประชาชน วันเดือนปี จำนวนเงิน รายการที่จ่าย และผู้รับเงินลงลายมือชื่อรับไว้ ใช้รายการนี้เป็นเช็กลิสต์ก่อนเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม

ในทางกลับกัน คำพิพากษาศาลฎีกาที่คู่มือรวบรวมไว้ในกลุ่ม "เป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้" ก็สอนบทเรียนที่ชัดพอกัน ใบรับที่มีแต่ชื่อผู้จ่าย ไม่มีนามสกุลและบ้านเลขที่ของผู้ขาย ใช้ไม่ได้เพราะไม่รู้ว่าใครขาย ใบรับเงินที่ไม่ปรากฏชื่อที่อยู่ผู้รับ แม้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตจะรับรองงบแล้วก็ไม่ช่วยลบล้างข้อกฎหมาย และเอกสารที่กิจการทำขึ้นเองฝ่ายเดียวโดยนำตัวผู้รับเงินมายืนยันไม่ได้ ก็ถือว่าพิสูจน์ผู้รับไม่ได้เช่นกัน จุดร่วมของกรณีที่แพ้คือ "ทำเอกสารขึ้นเอง แต่ระบุตัวผู้รับไม่ได้" ไม่ใช่ "ไม่มีใบเสร็จ"

กรณีที่คนมักเข้าใจผิด และหลักฐานที่ยังไม่พอ

• สลิปบัตรเครดิตส่วนตัวของกรรมการ กรมสรรพากรเคยตอบข้อหารือว่า สลิปหรือหลักฐานหักบัญชีธนาคารที่มีลายเซ็นเจ้าหน้าที่ร้านค้า ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกค่าใช้จ่ายของบริษัทไม่ได้ เว้นแต่มีใบเสร็จรับเงินของร้านค้ามาแสดงประกอบ
• รายการหักบัญชีธนาคารและใบแจ้งหนี้ของเจ้าหนี้ ใช้ลงบัญชีอย่างเดียวไม่ได้ ต้องมีใบเสร็จของเจ้าหนี้ หรือสำเนาเช็คที่ผ่านการเบิกจ่ายจากธนาคารแล้วมาประกอบ ส่วนการโอนเงินเข้าบัญชีเจ้าหนี้ที่หลักฐานการโอนระบุชื่อผู้รับ จำนวนเงิน และเลขบัญชีชัดเจน กรมสรรพากรยอมรับว่าพิสูจน์ผู้รับได้
• ค่าไฟ ค่าน้ำ ที่ใบกำกับภาษีเป็นชื่อเจ้าของอาคาร ลงเป็นรายจ่ายได้ถ้ามีสัญญาเช่าที่ระบุให้ผู้เช่าเป็นผู้ชำระและมีหลักฐานว่ากิจการจ่ายจริง แต่ภาษีซื้อในใบกำกับที่ไม่ใช่ชื่อกิจการขอคืนไม่ได้ตามมาตรา 82/5 (1) และภาษีซื้อส่วนนั้นก็เอามาลงเป็นรายจ่ายไม่ได้อีก คู่มือแนะนำให้ติดต่อการไฟฟ้าหรือการประปาเพื่อขอเพิ่มชื่อกิจการในใบกำกับภาษี
• ค่าเช่าที่ผู้ให้เช่าไม่ออกใบเสร็จ เคยมีข้อหารือว่าใช้สำเนาเช็คค่าเช่าที่ให้ผู้ให้เช่าเซ็นชื่อรับบนสำเนา และเช็คขึ้นเงินแล้ว เป็นหลักฐานได้ แต่อย่าลืมว่าค่าเช่าต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ถ้าผู้ให้เช่าไม่ยอมให้หัก ผู้จ่ายเงินมีความรับผิดร่วมกับผู้มีเงินได้
• ค่าอาหารและค่าพาหนะของพนักงานขายต่างจังหวัด มีคำพิพากษาฎีกาที่ยอมรับว่า เมื่อพนักงานขายเป็นผู้รับเงินในอัตราที่สมควรเพื่อไปทำงานให้บริษัท แม้ไม่มีใบเสร็จของร้านค้าปลายทางก็ถือว่ามีผู้รับเงินจริง ซึ่งสอดคล้องกับแนวใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและระเบียบเบี้ยเลี้ยงที่กิจการควรมี

วางระบบตั้งแต่ต้นปี ดีกว่าไล่หาหลักฐานตอนถูกตรวจ

สิ่งที่ SME ทำได้ทันทีคือเตรียมแบบฟอร์มใบสำคัญรับเงินและใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินไว้ประจำร้านหรือประจำรถของพนักงานจัดซื้อ กำหนดเป็นระเบียบว่ารายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จต้องแนบเอกสารใดจึงจะเบิกได้ และให้ผู้มีอำนาจอนุมัติเป็นรายเดือน ซัพพลายเออร์ที่ซื้อประจำควรขอสำเนาบัตรประชาชนไว้ครั้งเดียวแล้วอ้างอิงได้ตลอด ถ้าเปลี่ยนจากจ่ายเงินสดเป็นโอนเข้าบัญชีชื่อผู้ขายโดยตรง หลักฐานการโอนจะช่วยพิสูจน์ผู้รับได้อีกชั้นและลดภาระถ่ายสำเนาบัตร ส่วนซัพพลายเออร์ที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม กฎหมายบังคับให้ออกใบกำกับภาษีทุกกรณีอยู่แล้ว ถ้าไม่ออกให้ถือว่าผิดฝั่งเขา อย่ายอมรับบิลเงินสดที่ไม่ระบุชื่อผู้ขายแทน

เอกสารทั้งหมดนี้ต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 และคู่มือของกรมสรรพากรเองก็ออกตัวว่าเป็นเพียงแนวทางและตัวอย่าง อาจไม่ครอบคลุมทุกกรณี ดังนั้นรายจ่ายก้อนใหญ่หรือรายจ่ายที่จ่ายซ้ำเป็นประจำโดยไม่มีใบเสร็จ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีก่อนว่าหลักฐานที่มีเพียงพอหรือไม่ ไม่ควรรอให้เจ้าหน้าที่เป็นคนบอก

สรุปคือ การไม่มีใบเสร็จไม่ใช่จุดจบของรายจ่าย มาตรา 65 ตรี (18) ต้องการแค่ให้พิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ ถ้าผู้รับยอมออกใบรับให้ใช้ใบรับตามมาตรา 105 ทวิ ถ้ายอมแค่เซ็นชื่อให้ใช้ใบสำคัญรับเงินพร้อมสำเนาบัตรประชาชน ถ้าเป็นรายจ่ายเบ็ดเตล็ดที่เรียกใบเสร็จไม่ได้เลยให้พนักงานทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและมีผู้มีอำนาจอนุมัติ ทุกแบบต้องระบุตัวผู้รับให้ชัด แนบหลักฐานการจ่ายเงิน และหัก ณ ที่จ่ายเมื่อกฎหมายกำหนด แค่นี้รายจ่ายที่จ่ายจริงก็กลับมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

ถ้ากิจการของคุณมีรายจ่ายที่ซื้อจากบุคคลธรรมดา ตลาดสด ช่างรายวัน หรือค่าเดินทางเบ็ดเตล็ดจำนวนมาก และไม่แน่ใจว่าเอกสารที่เก็บอยู่จะผ่านการตรวจหรือไม่ ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยออกแบบแบบฟอร์มใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน และระเบียบการเบิกจ่ายให้เข้ากับธุรกิจของคุณ พร้อมตรวจเอกสารก่อนปิดงบ

บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปเพื่อความเข้าใจภาพรวมของการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีกรณีผู้รับเงินไม่ออกใบเสร็จ (อัปเดต พ.ศ. 2569) อ้างอิงคู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ โดยสำนักมาตรฐานการสอบบัญชีภาษีอากร กรมสรรพากร (มีนาคม 2559) ประมวลรัษฎากร มาตรา 37 มาตรา 65 ตรี (3) (9) (13) (18) มาตรา 82/5 (1) และมาตรา 105 ทวิ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 และมาตรา 39 รวมถึงข้อหารือและคำพิพากษาฎีกาที่คู่มือดังกล่าวรวบรวมไว้ ตัวอย่างชื่อบุคคลและจำนวนเงินในบทความเป็นการสมมติเพื่ออธิบาย คู่มือของกรมสรรพากรระบุเองว่าเป็นเพียงแนวทางและตัวอย่างซึ่งอาจไม่ครอบคลุมทุกกรณี โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนนำไปใช้จริง