ใช้บ้านกรรมการเป็นที่ตั้งบริษัท ทำสัญญาเช่าหรือหนังสือยินยอมดี ค่าเช่าหัก 5% คอนโดจดไม่ได้

SME จำนวนมากเริ่มต้นจากบ้านของเจ้าของเอง ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าออนไลน์ บริษัทรับออกแบบ หรือบริษัทที่ปรึกษาที่ยังไม่จำเป็นต้องเช่าออฟฟิศ คำถามที่มักเกิดตอนไปจดทะเบียนคือ บ้านเป็นของกรรมการอยู่แล้วทำไมกรมพัฒนาธุรกิจการค้ายังขอหนังสือยินยอม ควรให้บริษัททำสัญญาเช่าบ้านกับกรรมการเพื่อเอาค่าเช่ามาเป็นรายจ่ายไหม ถ้าคิดค่าเช่าแล้วต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและติดอากรแสตมป์หรือเปล่า และคอนโดใช้เป็นที่ตั้งบริษัทได้หรือไม่ บทความนี้สรุปทางเลือกสองแบบคือ สัญญาเช่า กับ หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ พร้อมภาระภาษีของแต่ละแบบตามประมวลรัษฎากร คำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 พระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 11) และพระราชบัญญัติอาคารชุด

ทำไมบ้านตัวเองยังต้องมีหลักฐานสิทธิ์ใช้สถานที่

บริษัทจำกัดเป็นนิติบุคคลแยกต่างหากจากกรรมการ บ้านที่กรรมการเป็นเจ้าของจึงไม่ใช่ทรัพย์สินของบริษัท กรมพัฒนาธุรกิจการค้าจึงขอให้ผู้ขอจดทะเบียนแสดง "สิทธิ์ในการใช้ที่ตั้งสำนักงาน" เสมอ ถ้าบริษัทไม่ได้เป็นเจ้าของหรือเจ้าบ้าน ต้องแนบสัญญาเช่า หรือหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่จากเจ้าของ พร้อมเอกสารแสดงสิทธิ์ของผู้ให้ยินยอม เช่น สำเนาทะเบียนบ้านที่ระบุชื่อเจ้าบ้าน โฉนดที่ดินพร้อมสิ่งปลูกสร้าง หรือสัญญาซื้อขายบ้าน ในช่วงหลังกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเข้มงวดเรื่องนี้มากขึ้นเพื่อป้องกันการแอบอ้างที่อยู่ของผู้อื่นไปจดตั้งบริษัท

• บ้านเป็นชื่อกรรมการคนเดียว กรรมการลงนามหนังสือยินยอมในฐานะเจ้าของ แล้วลงนามรับในฐานะกรรมการบริษัทได้ แนบสำเนาทะเบียนบ้านหรือโฉนด
• บ้านเป็นชื่อคู่สมรสหรือพ่อแม่ ผู้มีชื่อเป็นเจ้าของต้องเป็นผู้ลงนามยินยอม ไม่ใช่กรรมการ
• บ้านเช่าอยู่ ต้องขอความยินยอมจากเจ้าของบ้านตัวจริง และตรวจสัญญาเช่าเดิมว่าห้ามใช้ประกอบกิจการหรือให้เช่าช่วงหรือไม่
• ย้ายที่ตั้งภายหลัง ต้องจดเปลี่ยนแปลงกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แจ้งสรรพากร และประกันสังคมตามกำหนดของแต่ละหน่วยงาน

ทางเลือกที่ 1 ให้บริษัทเช่าบ้านจากกรรมการ

ถ้าทำสัญญาเช่าและบริษัทจ่ายค่าเช่าจริง ค่าเช่าเป็นรายจ่ายของบริษัทได้ แต่ฝั่งกรรมการจะมีเงินได้ค่าเช่าตามมาตรา 40(5) ทันที และมีภาระที่ตามมาเป็นชุด ดังนี้

• หักภาษี ณ ที่จ่าย 5% คำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 ข้อ 6 กำหนดให้บริษัทที่จ่ายค่าเช่าทรัพย์สินให้บุคคลธรรมดาหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละ 5 นำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้กรรมการ
• กรรมการเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา เงินได้ค่าเช่าบ้านหักค่าใช้จ่ายเป็นการเหมาได้ร้อยละ 30 ตามพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 11) มาตรา 5 หรือจะหักตามจริงโดยมีหลักฐานก็ได้ ส่วนที่เหลือรวมคำนวณกับเงินเดือนและเงินได้อื่นในอัตราก้าวหน้า โดยนำภาษี 5% ที่ถูกหักไว้มาเครดิตได้
• อาจต้องยื่นครึ่งปี ค่าเช่าเป็นเงินได้ประเภท 40(5) ถึง 40(8) ซึ่งถ้าในเดือนมกราคมถึงมิถุนายนเกิน 60,000 บาท (โสด) หรือ 120,000 บาท (สมรส) กรรมการต้องยื่น ภ.ง.ด.94 ภายในเดือนกันยายน และยื่น ภ.ง.ด.90 ตอนสิ้นปีอีกครั้ง
• ไม่มี VAT การให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 81(1)(ต) กรรมการจึงไม่ต้องออกใบกำกับภาษี และค่าเช่านี้ไม่นับเป็นรายรับที่ทำให้กรรมการต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• อากรแสตมป์ สัญญาเช่าบ้านหรือโรงเรือนต้องปิดอากรแสตมป์ 1 บาท ต่อค่าเช่าทุก 1,000 บาทหรือเศษของ 1,000 บาท คิดจากค่าเช่ารวมตลอดอายุสัญญา ผู้ให้เช่า (กรรมการ) เป็นผู้เสียอากร ผู้เช่า (บริษัท) เป็นผู้ขีดฆ่า และถ้าสัญญาเช่ายาวเกิน 3 ปี ต้องจดทะเบียนการเช่าที่สำนักงานที่ดินจึงจะบังคับได้เต็มอายุสัญญา
• ค่าเช่าต้องสมเหตุสมผล ตั้งค่าเช่าใกล้เคียงราคาตลาดของบ้านทำเลนั้นและเฉพาะพื้นที่ที่ใช้งานจริง ถ้าสูงเกินปกติ สรรพากรอาจตัดส่วนเกินออกจากรายจ่ายของบริษัทได้

ตัวอย่าง: บริษัทเช่าชั้นล่างของบ้านกรรมการเดือนละ 10,000 บาท สัญญา 1 ปี บริษัทหักภาษี ณ ที่จ่าย 500 บาทต่อเดือน จ่ายกรรมการสุทธิ 9,500 บาท และนำส่ง 500 บาทด้วย ภ.ง.ด.3 สัญญาเช่ามีค่าเช่ารวม 120,000 บาท ต้องปิดอากรแสตมป์ 120 บาท ปลายปีกรรมการมีเงินได้ค่าเช่า 120,000 บาท หักค่าใช้จ่ายเหมา 30% เหลือ 84,000 บาทไปรวมคำนวณกับเงินได้อื่น โดยมีเครดิตภาษีที่ถูกหักไว้แล้ว 6,000 บาท

ทางเลือกที่ 2 หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่โดยไม่คิดค่าเช่า

กรรมการทำหนังสือยินยอมให้บริษัทใช้บ้านเป็นที่ตั้งสำนักงานโดยไม่มีค่าตอบแทน วิธีนี้ง่ายและเป็นที่นิยมที่สุดสำหรับบริษัทตั้งใหม่ เพราะไม่มีค่าเช่า จึงไม่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ไม่มีอากรแสตมป์ และกรรมการไม่มีเงินได้ค่าเช่าที่ต้องยื่น ข้อแลกเปลี่ยนคือบริษัทไม่มีรายจ่ายค่าเช่ามาหักภาษี และต้องระวังเรื่องค่าใช้จ่ายของบ้านที่ปะปนกับบริษัท

• ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต ถ้าบิลเป็นชื่อกรรมการ บริษัทลงเป็นรายจ่ายได้เฉพาะส่วนที่ใช้ในกิจการจริง และควรมีเกณฑ์แบ่งสัดส่วนที่อธิบายได้ เช่น ตามพื้นที่ที่ใช้งานหรือมิเตอร์แยก ส่วนภาษีซื้อในใบกำกับภาษีที่เป็นชื่อกรรมการ บริษัทนำมาหักภาษีขายไม่ได้ เพราะไม่ใช่ใบกำกับภาษีที่ออกให้บริษัท
• ของตกแต่งและเฟอร์นิเจอร์ ซื้อในนามบริษัทได้เฉพาะที่ใช้ในงานของบริษัท ของใช้ส่วนตัวในบ้านที่เอามาลงบริษัทเป็นรายจ่ายต้องห้ามและมักเป็นประเด็นเวลาถูกตรวจ
• ถ้าบริษัทจด VAT บ้านจะมีสถานะเป็นสถานประกอบการ ต้องแสดงใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ไว้ในที่เปิดเผย และเจ้าหน้าที่อาจเข้าตรวจสภาพสถานที่ก่อนอนุมัติจดทะเบียน จึงควรมีมุมทำงานหรือป้ายชื่อบริษัทที่เห็นได้จริง

ข้อควรระวังก่อนตัดสินใจใช้บ้านเป็นที่ตั้ง

• คอนโดมิเนียมโดยทั่วไปใช้ไม่ได้ พระราชบัญญัติอาคารชุด มาตรา 17/1 ห้ามประกอบการค้าในอาคารชุด เว้นแต่พื้นที่ที่โครงการจัดไว้เพื่อการค้าโดยเฉพาะ นิติบุคคลอาคารชุดส่วนใหญ่จึงไม่ออกหนังสือยินยอม และนายทะเบียนอาจปฏิเสธการจดทะเบียน ถ้าอยู่คอนโดควรหาที่ตั้งอื่น เช่น บ้านญาติ หรือออฟฟิศเสมือน (virtual office) ที่ให้สิทธิ์ใช้เป็นที่ตั้งจดทะเบียนได้
• หมู่บ้านจัดสรรและทาวน์โฮม ตรวจข้อบังคับของนิติบุคคลหมู่บ้านว่าห้ามใช้ที่อยู่อาศัยประกอบกิจการหรือไม่ โดยเฉพาะกิจการที่มีลูกค้าเข้าออกหรือเก็บสต็อกสินค้า
• ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้าง บ้านที่ใช้ทั้งอยู่อาศัยและประกอบกิจการเข้าข่าย "ใช้ประโยชน์หลายประเภท" ท้องถิ่นมีสิทธิ์จัดเก็บส่วนที่ใช้ประกอบกิจการตามสัดส่วนในอัตราของการใช้ประโยชน์อื่น ซึ่งสูงกว่าอัตราที่อยู่อาศัย และอาจกระทบการยกเว้นบ้านหลังหลักบางส่วน ควรสอบถามสำนักงานเขตหรือเทศบาลก่อน
• บ้านที่ยังผ่อนธนาคาร สัญญากู้บางฉบับกำหนดให้แจ้งหรือขอความยินยอมก่อนนำหลักประกันไปให้เช่าหรือใช้ประกอบกิจการ ควรอ่านเงื่อนไขก่อนทำสัญญาเช่า
• ข้อมูลที่อยู่เป็นสาธารณะ ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ปรากฏในหนังสือรับรองบริษัทซึ่งใครก็คัดได้ ถ้าไม่สะดวกให้ที่อยู่บ้านเปิดเผย ควรพิจารณาที่ตั้งอื่นตั้งแต่แรก เพราะการย้ายภายหลังมีงานทะเบียนหลายหน่วยงาน

กำลังจะจดบริษัทโดยใช้บ้านเป็นที่ตั้ง หรือทำสัญญาเช่ากับกรรมการอยู่แล้วแต่ไม่แน่ใจว่าหักภาษีและปิดอากรครบหรือยัง ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยเตรียมเอกสารจดทะเบียน ร่างหนังสือยินยอมหรือสัญญาเช่า และวางระบบหักภาษี ณ ที่จ่ายรายเดือนให้ครบตั้งแต่เริ่ม

บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับการใช้ที่อยู่อาศัยของกรรมการเป็นที่ตั้งสำนักงานของบริษัท (อัปเดต พ.ศ. 2569) อ้างอิงประมวลรัษฎากร มาตรา 40(5) และมาตรา 81(1)(ต) คำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 ข้อ 6 พระราชกฤษฎีกาออกตามความในประมวลรัษฎากร (ฉบับที่ 11) พ.ศ. 2502 มาตรา 5 บัญชีอัตราอากรแสตมป์ลักษณะแห่งตราสาร 1 (เช่าที่ดิน โรงเรือน) พระราชบัญญัติอาคารชุด พ.ศ. 2522 มาตรา 17/1 และแนวทางเอกสารที่ตั้งสำนักงานของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เอกสารที่นายทะเบียนและเจ้าหน้าที่แต่ละพื้นที่ขออาจต่างกัน และกฎท้องถิ่นเรื่องภาษีที่ดินฯ อาจต่างกันไป โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนนำไปใช้จริง