เช่าตึกแถว โกดัง ออฟฟิศ เงินประกันหักภาษีไหม เงินกินเปล่าตัดจ่ายกี่ปี ค่าส่วนกลางหัก 3%

พอธุรกิจโตจนทำที่บ้านไม่ไหว SME ส่วนใหญ่ก็ต้องออกไปเช่าตึกแถวทำหน้าร้าน เช่าโกดังเก็บสต็อก หรือเช่าพื้นที่ออฟฟิศในอาคารสำนักงาน แล้วคำถามชุดเดิมก็มาทุกครั้งที่เซ็นสัญญา เงินประกัน 3 เดือนที่วางไว้ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไหม ลงเป็นรายจ่ายได้เลยหรือเปล่า เงินกินเปล่าหรือค่าเซ้งก้อนใหญ่ที่จ่ายให้เจ้าของตึกตัดเป็นรายจ่ายปีเดียวได้ไหม ค่าส่วนกลางกับค่าเช่าทำไมบิลคนละใบและภาษีไม่เหมือนกัน และสัญญาเช่า 5 ปีที่เจ้าของตึกไม่ยอมไปจดทะเบียนจะมีผลอะไร บทความนี้สรุปภาระภาษีและการลงบัญชีฝั่งบริษัทผู้เช่าตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.73/2541 มาตรา 81(1)(ต) แห่งประมวลรัษฎากร พระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 145) และประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 538

แยกให้ออกก่อน ค่าเช่า กับ ค่าบริการ ภาษีคนละชุด

บิลจากเจ้าของตึกหรืออาคารสำนักงานมักมีหลายรายการปนกัน ซึ่งทางภาษีไม่ได้ถือเหมือนกันหมด ตัวที่เป็น "ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์" กับตัวที่เป็น "ค่าบริการ" ใช้อัตราหัก ณ ที่จ่ายคนละอัตรา และฝั่งหนึ่งมีภาษีมูลค่าเพิ่มแต่อีกฝั่งไม่มี

• ค่าเช่าตึก โกดัง หรือพื้นที่ออฟฟิศ หัก ณ ที่จ่าย 5% คำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 ข้อ 6 กำหนดให้บริษัทที่จ่ายค่าเช่าหรือประโยชน์อย่างอื่นที่ได้เนื่องจากการให้เช่าทรัพย์สิน หักภาษี ณ ที่จ่ายร้อยละ 5 ไม่ว่าผู้ให้เช่าจะเป็นบุคคลธรรมดาหรือบริษัท ต่างกันแค่แบบที่ใช้นำส่ง คือ ภ.ง.ด.3 เมื่อผู้ให้เช่าเป็นบุคคลธรรมดา และ ภ.ง.ด.53 เมื่อผู้ให้เช่าเป็นนิติบุคคล นำส่งภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ทุกครั้ง
• ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ไม่มี VAT การให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 81(1)(ต) ผู้ให้เช่าจึงออกได้แค่ใบเสร็จรับเงิน ไม่มีใบกำกับภาษี และบริษัทไม่มีภาษีซื้อจากค่าเช่าให้ขอคืน ถ้ามีใครออกใบกำกับภาษีคิด VAT 7% บนค่าเช่าตึกมาให้ ควรสอบถามก่อน เพราะภาษีซื้อก้อนนั้นอาจใช้ไม่ได้
• ค่าบริการส่วนกลาง ค่ารักษาความปลอดภัย ค่าทำความสะอาด หัก 3% และมี VAT รายการเหล่านี้เป็นการให้บริการ ไม่ใช่การให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ ถ้าผู้ให้บริการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องคิด VAT 7% และออกใบกำกับภาษี ซึ่งบริษัทผู้เช่าที่จด VAT นำภาษีซื้อมาใช้ได้ ส่วนภาษีหัก ณ ที่จ่ายใช้อัตราร้อยละ 3 ตามข้อ 12/1 ของ ท.ป.4/2528 (ค่าบริการอื่น ๆ) กรมสรรพากรเคยวินิจฉัยด้วยว่าแม้จะเรียกเก็บรวมกับค่าเช่าในใบเดียว ส่วนที่เป็นบริการก็ยังต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ค่าเช่าเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ หัก 5% และมี VAT ออฟฟิศแบบพร้อมเฟอร์นิเจอร์มักแยกค่าเช่าเฟอร์นิเจอร์ออกมาอีกบรรทัด ตัวนี้เป็นการให้เช่าสังหาริมทรัพย์ จึงหัก ณ ที่จ่าย 5% เหมือนค่าเช่า แต่ไม่ได้รับยกเว้น VAT เพราะข้อยกเว้นในมาตรา 81(1)(ต) ใช้เฉพาะอสังหาริมทรัพย์
• ค่าน้ำ ค่าไฟ ที่เจ้าของตึกเรียกเก็บต่อ ถ้าเจ้าของตึกจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและเรียกเก็บในนามตัวเอง รายการนี้ถือเป็นการให้บริการที่ต้องมี VAT ส่วนจะต้องหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่ขึ้นกับว่าสัญญากำหนดให้เป็นการเรียกเก็บแทนตามมิเตอร์จริงหรือเป็นค่าบริการเหมา ควรให้ผู้ทำบัญชีดูสัญญาก่อนตั้งค่าในระบบ

ข้อแนะนำเชิงปฏิบัติคือ ขอให้สัญญาและใบแจ้งหนี้แยกบรรทัดค่าเช่ากับค่าบริการให้ชัดตั้งแต่แรก บริษัทจะได้หักภาษีถูกอัตรา ใช้ภาษีซื้อในส่วนที่ใช้ได้ และไม่ต้องมาถกกับเจ้าของตึกทุกเดือนว่าทำไมยอดโอนไม่ตรงบิล

ตัวอย่าง: บริษัทเช่าพื้นที่ออฟฟิศเดือนละ 30,000 บาท และค่าบริการส่วนกลาง 8,000 บาทก่อน VAT บริษัทหักภาษีค่าเช่า 1,500 บาท หักภาษีค่าบริการ 240 บาท จ่ายค่าบริการพร้อม VAT 8,560 บาท รวมโอนจริง 36,820 บาท นำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย 1,740 บาท และมีภาษีซื้อ 560 บาทไปใช้ใน ภ.พ.30 ส่วนค่าเช่า 30,000 บาทไม่มีภาษีซื้อให้ขอคืน

เงินประกันการเช่า ไม่ใช่รายจ่าย และจะหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่ให้ดูเงื่อนไข ป.73/2541

เงินประกัน 2 หรือ 3 เดือนที่วางไว้กับเจ้าของตึกเป็นเงินที่บริษัทจะได้คืนเมื่อสัญญาสิ้นสุด ทางบัญชีจึงไม่ใช่ค่าใช้จ่าย แต่บันทึกเป็นสินทรัพย์ในชื่อ "เงินประกันการเช่า" หรือ "เงินมัดจำ" และถ้าสัญญายาวเกิน 1 ปีก็จัดเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน เมื่อย้ายออกแล้วเจ้าของตึกหักค่าซ่อมหรือค่าเสียหายไป ส่วนที่ถูกหักค่อยรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดนั้น ส่วนทางภาษี คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.73/2541 ข้อ 3(2) วางเงื่อนไขไว้ว่าเงินประกันหรือเงินมัดจำจากการให้เช่าอสังหาริมทรัพย์จะไม่ถือเป็นรายได้ของผู้ให้เช่าและผู้จ่ายไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เมื่อเข้าเงื่อนไขครบทุกข้อ ดังนี้

• เป็นการเรียกเก็บตามขนบธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจ เช่น เงินประกันความเสียหายของอาคารตามปกติของการเช่า
• ต้องคืนทันทีที่สัญญาสิ้นสุดโดยไม่มีเงื่อนไข แต่กรณีเกิดความเสียหาย ผู้ให้เช่ามีสิทธิหักกลบลบหนี้ได้
• จำนวนเงินประกันต้องไม่เกิน 3 ถึง 6 เท่าของค่าเช่ารายเดือน ตามถ้อยคำในคำสั่ง เงินประกันที่เรียกเก็บสูงผิดปกติจะไม่เข้าข้อนี้
• สัญญาเช่ามีอายุไม่เกิน 3 ปี

ถ้าหลุดเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่ง เช่น ทำสัญญา 5 ปี หรือเจ้าของตึกเรียกเงินประกันเท่ากับค่าเช่า 12 เดือน เงินก้อนนั้นจะถูกมองเป็นเงินที่เรียกเก็บล่วงหน้าเพื่อตอบแทนการให้เช่า ผู้ให้เช่าที่เป็นนิติบุคคลต้องนำไปรวมเป็นรายได้ทั้งจำนวนตามข้อ 2(1)(ก) และบริษัทผู้เช่าในฐานะผู้จ่ายมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย 5% จากเงินประกันในวันที่จ่ายตามข้อ 2(2)(ก) พร้อมออก 50 ทวิ ส่วนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่มีทั้งสองกรณี เพราะกรมสรรพากรถือว่าเงินประกันการเช่าอสังหาริมทรัพย์เป็นส่วนหนึ่งของค่าเช่าที่ได้รับยกเว้น VAT อยู่แล้ว

เงินกินเปล่า ค่าเซ้ง ค่าสิทธิการเช่า ลงเป็นรายจ่ายปีเดียวไม่ได้

ทำเลดีมักมีเงินก้อนที่ต้องจ่ายให้เจ้าของตึกหรือผู้เช่ารายเดิมเพื่อให้ได้สิทธิเข้าเช่า ไม่ว่าจะเรียกว่าเงินกินเปล่า แป๊ะเจี๊ยะ ค่าเซ้ง หรือค่าตอบแทนสิทธิการเช่า เงินก้อนนี้ทางภาษีคือต้นทุนเพื่อการได้มาซึ่งสิทธิการเช่า ซึ่งเป็นรายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการลงทุน ห้ามตัดเป็นรายจ่ายทั้งจำนวนในปีที่จ่าย แต่ให้ทยอยหักค่าสึกหรอและค่าเสื่อมราคาตามพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 145) พ.ศ. 2527 มาตรา 4(3) ดังนี้

• ไม่มีหนังสือสัญญาเช่า หรือมีสัญญาที่ต่ออายุได้เรื่อย ๆ ไม่จำกัด หักได้ปีละร้อยละ 10 ของต้นทุน คือทยอยหัก 10 ปี
• มีสัญญาเช่าที่ไม่มีข้อกำหนดให้ต่ออายุ หรือต่อได้เพียงระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน หักได้ปีละร้อยละ 100 หารด้วยจำนวนปีของอายุการเช่าและอายุที่ต่อได้รวมกัน เช่น จ่ายเงินกินเปล่า 600,000 บาท สัญญา 3 ปี ไม่มีสิทธิต่อ หักได้ปีละ 200,000 บาท แต่ถ้าสัญญาให้ต่อได้อีก 3 ปี ต้องหารด้วย 6 ปี เหลือปีละ 100,000 บาท
• หัก ณ ที่จ่าย 5% ทั้งก้อนในวันจ่าย เงินกินเปล่าเป็นประโยชน์อย่างอื่นที่ผู้ให้เช่าได้เนื่องจากการให้เช่าทรัพย์สินตาม ท.ป.4/2528 ข้อ 6 และ ป.73/2541 ข้อ 2 ถือว่าเงินก้อนที่เรียกเก็บเพื่อตอบแทนการให้เช่าต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายร้อยละ 5 ทุกครั้งที่จ่าย จ่าย 600,000 บาทจึงต้องหัก 30,000 บาท นำส่งด้วย ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ตามประเภทผู้รับ
• ทางบัญชีบันทึกเป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตน "สิทธิการเช่า" แล้วตัดจำหน่ายตามอายุสัญญา ส่วนค่าตกแต่งร้าน กั้นห้อง เดินระบบไฟที่ลงทุนในตึกที่เช่า ก็เป็นสินทรัพย์ที่ต้องทยอยหักค่าเสื่อมเช่นกัน โดยทั่วไปไม่ควรเกินอายุสัญญาเช่าที่เหลืออยู่ เพราะย้ายออกแล้วเอาไปไหนไม่ได้
• อากรแสตมป์คิดรวมเงินกินเปล่าด้วย บัญชีอัตราอากรแสตมป์ ลักษณะแห่งตราสาร 1 กำหนดให้สัญญาเช่าที่ดิน โรงเรือน หรือสิ่งปลูกสร้าง ปิดอากร 1 บาท ต่อทุก 1,000 บาทหรือเศษของ 1,000 บาท ของค่าเช่าหรือเงินกินเปล่า หรือทั้งสองอย่างรวมกันตลอดอายุการเช่า ผู้ให้เช่าเป็นผู้เสียอากร ผู้เช่าเป็นผู้ขีดฆ่า ถ้าสัญญาไม่ระบุกำหนดเวลาให้ถือว่าเช่า 3 ปี และถ้าค่าเช่ารวมตลอดสัญญาตั้งแต่ 1,000,000 บาทขึ้นไป ต้องชำระอากรเป็นตัวเงินที่สรรพากรแทนการปิดแสตมป์ สัญญาที่ไม่ได้ปิดอากรให้บริบูรณ์จะใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้ตามมาตรา 118 ซึ่งเป็นความเสี่ยงของทั้งสองฝ่ายเวลามีข้อพิพาท

สัญญาเกิน 3 ปีต้องจดทะเบียนการเช่า และจุดที่ผู้เช่ามักพลาด

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 538 กำหนดว่าการเช่าอสังหาริมทรัพย์ต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือลงลายมือชื่อฝ่ายที่ต้องรับผิด จึงจะฟ้องร้องบังคับคดีได้ และถ้าเช่ากันเกิน 3 ปี หรือกำหนดตลอดอายุของผู้เช่าหรือผู้ให้เช่า ต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ที่สำนักงานที่ดิน ไม่เช่นนั้นจะบังคับได้เพียง 3 ปี ส่วนมาตรา 540 กำหนดเพดานการเช่าไว้ไม่เกิน 30 ปี ถ้าตกลงนานกว่านั้นให้ลดลงมาเหลือ 30 ปี

• สัญญา 5 ปีที่ไม่ได้จดทะเบียน พ้น 3 ปีแล้วเจ้าของตึกไม่ต่อหรือขอขึ้นค่าเช่าใหม่ ผู้เช่าอ้างสัญญาเดิมบังคับไม่ได้ ทั้งที่จ่ายเงินกินเปล่าและลงทุนตกแต่งไปโดยคิดจากอายุ 5 ปี ก่อนจ่ายเงินก้อนใหญ่จึงควรให้สัญญาที่เกิน 3 ปีไปจดทะเบียนการเช่าให้เรียบร้อย
• สัญญา 3 ปีพร้อมคำมั่นว่าจะให้ต่ออีก 3 ปี เป็นวิธีที่เจ้าของตึกหลายรายใช้เพื่อเลี่ยงการจดทะเบียน ผลบังคับของคำมั่นต่อสัญญามีรายละเอียดทางกฎหมายที่ต้องดูถ้อยคำในสัญญาเป็นรายกรณี ถ้าเงินลงทุนสูงควรให้ทนายความตรวจก่อนเซ็น และทางภาษีการนับปีเพื่อหักค่าสึกหรอของสิทธิการเช่าต้องรวมปีที่ต่อได้ตามสัญญาด้วย
• ค่าเช่าที่จ่ายล่วงหน้า เช่น จ่ายค่าเช่าทั้งปีในคราวเดียว ทางบัญชีบันทึกเป็นค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าแล้วทยอยรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทุกเดือน ไม่ใช่รายจ่ายทั้งก้อนในเดือนที่จ่าย ส่วนภาษีหัก ณ ที่จ่าย 5% หักจากยอดที่จ่ายจริงในวันจ่ายทั้งก้อน
• ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างที่เจ้าของตึกผลักมาให้ผู้เช่าจ่าย เป็นภาระของเจ้าของทรัพย์ตามกฎหมาย เมื่อบริษัทผู้เช่าตกลงจ่ายแทน เงินส่วนนี้มีลักษณะเป็นประโยชน์อย่างอื่นที่ผู้ให้เช่าได้เนื่องจากการให้เช่า จึงควรปฏิบัติเหมือนค่าเช่าส่วนเพิ่ม และระบุในสัญญาให้ชัดเพื่อให้ลงรายจ่ายได้โดยไม่มีข้อโต้แย้ง
• กิจการที่ใช้มาตรฐาน NPAEs บันทึกค่าเช่าเป็นค่าใช้จ่ายตามงวดที่ใช้ประโยชน์ได้ตามปกติ ส่วนบริษัทที่ใช้มาตรฐาน TFRS ชุดใหญ่ต้องรับรู้สินทรัพย์สิทธิการใช้และหนี้สินตามสัญญาเช่าตาม TFRS 16 ซึ่งมีบทความแยกอธิบายไว้แล้ว

กำลังจะเซ็นสัญญาเช่าตึกแถว โกดัง หรือออฟฟิศ และไม่แน่ใจว่าเงินประกัน เงินกินเปล่า และค่าส่วนกลางต้องหักภาษีและลงบัญชีอย่างไร ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยตรวจสัญญาเช่าในมุมภาษี ตั้งระบบหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน และวางตารางตัดจำหน่ายสิทธิการเช่าให้ถูกต้องตั้งแต่เดือนแรก

บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับบริษัทผู้เช่าอสังหาริมทรัพย์เพื่อประกอบกิจการ (อัปเดต พ.ศ. 2569) อ้างอิงคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 ข้อ 6 และข้อ 12/1 คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.73/2541 ข้อ 2 และข้อ 3(2) ประมวลรัษฎากร มาตรา 81(1)(ต) และมาตรา 118 บัญชีอัตราอากรแสตมป์ลักษณะแห่งตราสาร 1 พระราชกฤษฎีกาออกตามความในประมวลรัษฎากร (ฉบับที่ 145) พ.ศ. 2527 มาตรา 4(3) และประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 538 และมาตรา 540 เงื่อนไขในสัญญาแต่ละฉบับและแนววินิจฉัยของเจ้าหน้าที่อาจทำให้ผลต่างกันไป โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนนำไปใช้จริง