รับเช็คลงวันที่ล่วงหน้า ลงบัญชียังไง ใบกำกับภาษีออกวันไหน เช็คเด้งแจ้งความใน 3 เดือน

ธุรกิจ B2B จำนวนมากยังรับและจ่ายเงินด้วยเช็ค โดยเฉพาะเช็คลงวันที่ล่วงหน้าที่ลูกค้าให้มาก่อนแล้วนัดขึ้นเงินอีก 30 หรือ 60 วันข้างหน้า คำถามที่ฝ่ายบัญชี SME เจอประจำคือ รับเช็คมาแล้วถือว่าได้เงินหรือยัง ใบกำกับภาษีกับใบเสร็จต้องลงวันที่วันไหน บันทึกบัญชีเป็นเงินสดได้เลยไหม และถ้าเช็คเด้งขึ้นมาจะทำอะไรได้บ้าง บทความนี้ไล่ตั้งแต่กฎการออกเอกสารตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.51/2537 วิธีลงบัญชีเช็ครับและเช็คจ่ายล่วงหน้า ไปจนถึงกรอบเวลาทางกฎหมายเมื่อเช็คถูกธนาคารปฏิเสธ ซึ่งเป็นช่วงที่กฎหมายเช็คกำลังอยู่ระหว่างการเปลี่ยนแปลงพอดี

รับเช็คลงวันที่ล่วงหน้า ใบกำกับภาษีและใบรับต้องลงวันที่ไหน

ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มของการขายสินค้าเกิดเมื่อส่งมอบสินค้าตามมาตรา 78(1) เว้นแต่มีการโอนกรรมสิทธิ์ รับชำระราคา หรือออกใบกำกับภาษีก่อนส่งมอบ ส่วนการให้บริการเกิดเมื่อได้รับชำระราคาตามมาตรา 78/1(1) เว้นแต่ออกใบกำกับภาษีก่อน ปัญหาคือการรับเช็คลงวันที่ล่วงหน้าถือเป็นการ "ได้รับชำระ" วันไหน กรมสรรพากรจึงออกคำสั่งที่ ป.51/2537 วางแนวปฏิบัติไว้ชัดเจน

• เช็คลงวันที่ล่วงหน้า ข้อ 1 ของคำสั่งกำหนดว่า ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับเช็คลงวันที่ก่อนส่งมอบหรือก่อนโอนกรรมสิทธิ์สินค้า หรือได้รับชำระค่าบริการด้วยเช็ค ให้ออกใบกำกับภาษีและใบรับ "ตามวันที่ลงในเช็ค" ไม่ใช่วันที่ลูกค้าส่งเช็คให้ ดังนั้นรับเช็ควันที่ 10 ตุลาคม ที่ลงวันที่ 25 พฤศจิกายน ใบกำกับภาษีค่าบริการและใบเสร็จรับเงินจะลงวันที่ 25 พฤศจิกายน และภาษีขายไปอยู่ใน ภ.พ.30 ของเดือนพฤศจิกายน
• ได้รับเช็คหลังวันที่ที่ลงในเช็ค ข้อ 2 ให้ออกใบกำกับภาษีและใบรับตามวันที่ลงในเช็คเช่นกัน ซึ่งอาจทำให้เอกสารต้องย้อนไปเดือนก่อน ยกเว้น 2 กรณีที่ให้ออกในวันที่ได้รับมอบเช็คได้ คือ ผู้ออกเช็คเป็นส่วนราชการ องค์การของรัฐบาล หรือองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น และกรณีผู้ออกเช็คที่เป็นบุคคลหรือนิติบุคคลทั่วไปทำเอกสารรับรองวันที่ส่งมอบเช็คให้ โดยผู้ประกอบการต้องเก็บเอกสารนั้นไว้พร้อมให้เจ้าพนักงานตรวจได้ทันที
• ขายสินค้าที่ส่งมอบไปก่อนแล้ว ถ้าส่งของให้ลูกค้าแล้วค่อยได้รับเช็คทีหลัง ความรับผิดเกิดตั้งแต่วันส่งมอบตามมาตรา 78(1) อยู่แล้ว ใบกำกับภาษีจึงออกตั้งแต่วันส่งมอบ เช็คที่รับมาภายหลังเป็นเพียงการชำระหนี้ ออกใบเสร็จรับเงินตามวันที่ลงในเช็คอีกใบหนึ่งต่างหาก
• ใบกำกับภาษีกับใบเสร็จไม่จำเป็นต้องเป็นใบเดียวกัน กิจการขายสินค้าที่ออกใบกำกับภาษีตอนส่งมอบ แล้วออกใบเสร็จตอนเช็คถึงกำหนด เป็นเรื่องปกติ สิ่งที่ต้องระวังคืออย่าออกใบเสร็จรับเงินในวันที่รับเช็คมาถือไว้ เพราะเท่ากับยืนยันว่าได้รับเงินแล้วทั้งที่ยังไม่ถึงกำหนด

บันทึกบัญชีเช็ครับและเช็คจ่ายล่วงหน้า อย่าเพิ่งลงเป็นเงินสด

ความผิดพลาดที่พบบ่อยคือรับเช็คมาแล้วบันทึกเดบิตเงินฝากธนาคารทันที ทำให้ยอดเงินในบัญชีสูงกว่าเงินที่ใช้ได้จริง และกระทบยอดธนาคารไม่ตรงทุกเดือน หลักคือเช็คลงวันที่ล่วงหน้าเป็นเพียงคำมั่นว่าจะจ่าย ยังไม่ใช่เงินจนกว่าธนาคารจะเรียกเก็บได้

• ฝั่งผู้รับเช็ค วันที่รับเช็คลงวันที่ล่วงหน้า บันทึกเดบิตบัญชี "เช็ครับลงวันที่ล่วงหน้า" หรือตั๋วเงินรับ และเครดิตลูกหนี้การค้า เพื่อให้รู้ว่าลูกหนี้รายนี้ชำระด้วยเช็คแล้วแต่เงินยังไม่เข้า เมื่อถึงวันที่ในเช็คและนำฝากเรียกเก็บได้ จึงเดบิตเงินฝากธนาคารและเครดิตเช็ครับลงวันที่ล่วงหน้า หลายกิจการเลือกไม่ตัดลูกหนี้จนกว่าเช็คจะผ่าน ซึ่งทำได้ถ้ามีทะเบียนคุมเช็ครับแยกต่างหาก สำคัญคือต้องเลือกวิธีเดียวแล้วใช้สม่ำเสมอ
• ฝั่งผู้จ่ายเช็ค วันที่เขียนเช็คลงวันที่ล่วงหน้าให้เจ้าหนี้ บันทึกเดบิตเจ้าหนี้การค้าและเครดิต "เช็คจ่ายลงวันที่ล่วงหน้า" ซึ่งเป็นหนี้สินหมุนเวียน ยังไม่ลดยอดเงินฝากธนาคาร เมื่อถึงวันที่ในเช็คจึงโอนออกจากบัญชีนี้ไปเครดิตเงินฝากธนาคาร วิธีนี้ทำให้งบแสดงเงินฝากตรงกับเงินที่มีจริง และเห็นภาระเช็คที่จะทยอยตัดในเดือนหน้าได้จากบัญชีเดียว
• กระทบยอดเงินฝากธนาคาร เช็คที่ออกไปแล้วแต่ผู้รับยังไม่นำไปขึ้นเงิน (เช็คค้างจ่าย) และเช็คที่นำฝากแล้วธนาคารยังไม่เคลียร์ (เงินฝากระหว่างทาง) เป็นรายการกระทบยอดประจำที่ต้องมีทะเบียนคุมเลขที่เช็ค วันที่ และผู้รับ ให้ไล่ได้ทุกใบ
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประมวลรัษฎากรกำหนดให้ผู้จ่ายหักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายเงินได้ และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายทุกครั้งที่หัก สำหรับการจ่ายด้วยเช็คลงวันที่ล่วงหน้า กิจการควรกำหนดนโยบายให้วันที่หักและวันที่บนหนังสือรับรองสอดคล้องกับใบรับที่ผู้รับเงินออกตามวันที่ลงในเช็ค เพื่อไม่ให้เอกสารสองฝั่งอยู่คนละเดือน และนำส่ง ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดจากเดือนที่ถือว่าจ่าย กรณีคร่อมปีบัญชีควรยืนยันแนวปฏิบัติกับผู้สอบบัญชีก่อน
• เช็คที่สั่งจ่ายให้บริษัท ขอให้ลูกค้าขีดคร่อมและระบุชื่อบริษัทเป็นผู้รับเงิน พร้อมขีดฆ่าคำว่า "หรือผู้ถือ" เพื่อให้เช็คต้องนำเข้าบัญชีของบริษัทเท่านั้น ลดความเสี่ยงเช็คหายแล้วถูกนำไปขึ้นเงิน และสอดคล้องกับหลักแยกเงินบริษัทออกจากเงินส่วนตัว

เช็คเด้ง ทำอะไรได้บ้าง และกฎหมายกำลังเปลี่ยน

เมื่อนำเช็คไปเรียกเก็บแล้วธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงิน ผู้รับเช็คมีสิทธิทั้งทางแพ่งและทางอาญา แต่แต่ละทางมีนาฬิกาเดินคนละเรือน ซึ่ง SME มักพลาดเพราะมัวแต่โทรทวง

• ทางอาญาตามพระราชบัญญัติว่าด้วยความผิดอันเกิดจากการใช้เช็ค พ.ศ. 2534 มาตรา 4 กำหนดว่าผู้ออกเช็คเพื่อชำระหนี้ที่มีอยู่จริงและบังคับได้ตามกฎหมาย โดยเจตนาที่จะไม่ให้มีการใช้เงินตามเช็ค ไม่มีเงินในบัญชีพอจ่าย สั่งจ่ายเกินเงินที่มี ถอนเงินออกจนไม่พอจ่าย หรือห้ามธนาคารจ่ายเงินโดยทุจริต แล้วธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงิน มีความผิดต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 60,000 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 ปี หรือทั้งจำทั้งปรับ เป็นความผิดอันยอมความได้ ผู้เสียหายจึงต้องร้องทุกข์หรือฟ้องคดีเองภายใน 3 เดือนนับแต่วันที่ธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงินตามประมวลกฎหมายอาญา มาตรา 96 การแค่ลงบันทึกประจำวันไว้เป็นหลักฐานไม่ถือเป็นการร้องทุกข์ และมาตรา 7 ของกฎหมายเดียวกันกำหนดว่าถ้าผู้ออกเช็คนำเงินมาชำระภายใน 30 วันนับแต่ได้รับคำบอกกล่าวว่าธนาคารไม่ใช้เงินตามเช็ค หรือหนี้ตามเช็คสิ้นผลผูกพันก่อนศาลมีคำพิพากษาถึงที่สุด ให้ถือว่าคดีเลิกกัน
• ร่างกฎหมายยกเลิกโทษอาญาเช็คเด้ง คณะรัฐมนตรีเห็นชอบร่างพระราชบัญญัติยกเลิกพระราชบัญญัติว่าด้วยความผิดอันเกิดจากการใช้เช็ค พ.ศ. 2534 มาตั้งแต่ปลายปี 2566 และสภาผู้แทนราษฎรลงมติรับหลักการร่างนี้อีกครั้งเมื่อวันที่ 20 พฤษภาคม 2569 ด้วยเหตุผลว่าการกำหนดโทษอาญาสำหรับหนี้ทางแพ่งไม่สอดคล้องกับรัฐธรรมนูญ มาตรา 77 ณ วันที่เขียนบทความนี้ กฎหมายฉบับเดิมยังมีผลใช้บังคับอยู่เพราะร่างยังไม่ประกาศในราชกิจจานุเบกษา แต่ทิศทางชัดเจนว่าในอนาคตการเรียกเก็บเงินตามเช็คจะเหลือเฉพาะช่องทางแพ่ง ยกเว้นกรณีมีการหลอกลวงตั้งแต่ต้นที่ยังเข้าข่ายฉ้อโกงตามประมวลกฎหมายอาญา ธุรกิจที่พึ่งโทษอาญาเป็นเครื่องมือทวงหนี้จึงควรปรับไปเน้นการคัดกรองลูกค้าและหลักประกันแทน
• ทางแพ่ง ผู้ทรงเช็คฟ้องผู้สั่งจ่ายให้ชำระเงินตามเช็คได้ภายใน 1 ปีนับแต่วันที่เช็คถึงกำหนดตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1002 และยังมีสิทธิฟ้องตามมูลหนี้เดิม เช่น สัญญาซื้อขายหรือสัญญาจ้าง ซึ่งมีอายุความของมันเองแยกต่างหาก การมีใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ และหนังสือทวงถามครบจึงสำคัญไม่น้อยกว่าตัวเช็ค
• ทางบัญชีและภาษี เช็คที่ถูกปฏิเสธต้องกลับรายการออกจากเช็ครับลงวันที่ล่วงหน้าหรือเงินฝากธนาคารไปตั้งเป็นลูกหนี้อีกครั้ง ค่าธรรมเนียมเช็คคืนที่ธนาคารเรียกเก็บลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ ส่วนใบกำกับภาษีที่ออกไปแล้วตามวันที่ในเช็คไม่ต้องยกเลิก เพราะความรับผิดทางภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้นแล้ว ถ้าสุดท้ายเก็บเงินไม่ได้ก็เดินตามเงื่อนไขการจำหน่ายหนี้สูญทางภาษีตามปกติ

นโยบายรับเช็คที่ลดความเสี่ยงตั้งแต่ต้นทาง

การไล่คดีหลังเช็คเด้งใช้เวลาและต้นทุนมาก วิธีที่คุ้มกว่าคือตั้งกฎรับเช็คให้ชัดและให้ฝ่ายขายกับฝ่ายบัญชีใช้กฎเดียวกัน

ถ้ากิจการรับหรือจ่ายเช็คจำนวนมากและต้องการวางระบบทะเบียนคุมเช็ค แนวทางออกใบกำกับภาษีให้ตรงกับคำสั่งกรมสรรพากร หรือจัดการบัญชีเมื่อเช็คลูกค้าถูกปฏิเสธ ปรึกษาทีม CKH Accounting ได้

บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปตามประมวลรัษฎากร คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.51/2537 ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ประมวลกฎหมายอาญา และพระราชบัญญัติว่าด้วยความผิดอันเกิดจากการใช้เช็ค พ.ศ. 2534 (อัปเดต พ.ศ. 2569) ร่างกฎหมายยกเลิกโทษอาญาเช็คเด้งอยู่ระหว่างการพิจารณาของรัฐสภาและอาจมีผลใช้บังคับหลังจากวันที่เผยแพร่ โปรดตรวจสอบสถานะล่าสุดและปรึกษาผู้สอบบัญชีหรือที่ปรึกษากฎหมายก่อนนำไปใช้จริง